Шлях документа у процесі обліку та обробки в Херсонській обласній універсальній науковій бібліотеці ім. Олеся Гончара (Інструкція)

 

1. Загальні положення

 

1.1.   Херсонська обласна універсальна наукова бібліотека ім. Олеся Гончара є обласним сховищем творів друку та інших вітчизняних документів, депозитарієм місцевих видань і краєзнавчої літератури.

1.2.   Фонд бібліотеки за складом і призначенням складається з:

-    фонду основного зберігання;

-    спеціалізованого фонду;

-    підсобного фонду;

-    резервного та обмінного фондів.

1.3.   Фонд бібліотеки диференційований:

-    за видами документів: книги, періодичні видання, ноти, спецвиди технічної документації, ізовидання, аудіовізуальні документи, видання на електронних носіях;

-    за мовною ознакою: російська та українська, найбільш поширені іноземні мови, вибірково – мови народів СНД;

-    за цільовим призначенням: довідкові видання, бібліографічні видання, видання шрифтом Брайля;

-    тощо.

1.4.   Джерелами комплектування фонду бібліотеки є:

-    магазини і книготорговельні установи м. Херсона;

-    видавництва м. Херсона;

-    видавничі і книготорговельні установи України;

-    інформаційні та передплатні агенції (міське відділення "Укрпошта", НПП "Ідея" м. Донецьк та ін.)

-    місцевий обов'язковий примірник;

-    обмінні фонди бібліотек (книгообмін);

-    приватні особи, установи та організації (дарунки);

-    інші джерела.

1.5.   В обліку та обробці документів беруть участь:

відділ комплектування;

відділ обробки, систематизації документів та організації каталогів;

відділ документів іноземними мовами;

відділ зберігання основного фонду.

1.6.   Усі документи, які одержує бібліотека, направляються у відділ комплектування для обліку та первинної обробки. Документи, які надходять безпосередньо у структурні підрозділи (взамін загублених, як дарунки від читачів або організацій) підлягають передачі у відділ комплектування.

 

2. Основні документи обліку фонду

 

2.1.Документи, які надходять у бібліотеку, підлягають обліку в:

-    Книзі сумарного обліку бібліотечного фонду (відділ комплектування);

-    інвентарних книгах (на книги та брошури, ноти, аудіовізуальні документи, видання на електронних носіях);

-    книгах сумарного обліку фонду тих структурних підрозділів, які мають основний, підсобний та обмінний фонд;

-    реєстраційних картотеках надходжень періодичних, інформаційних видань та видань, що продовжуються (реєстраційні картотеки ведуть структурні підрозділи бібліотеки, які мають фонд періодичних, інформаційних видань та видань, що продовжуються).

2.2.Періодичні та інформаційні видання реєструються за допомогою АБІС "ІРБІС" (модуль "Каталогізатор") у відділі комплектування.

 
 

3. Шлях документа у відділі комплектування

 

3.1.Отримання партії документів.

3.2.Приймання документів, що надійшли за супровідними документами:

-    звірка із супровідним документом ( накладною, чеком, актом тощо);

-    проставлення ціни на виданнях, підрахування кількості примірників і загальної вартості.

3.3.Приймання документів, що надійшли без супровідних документів:

-    визначення вартості отриманих видань;

-    підрахування кількості примірників і загальної вартості.

3.4.Складання акта на кожну партію документів. Нумерація актів на прибуття поновлюється щорічно і реєструється в "Зошиті обліку актів нових надходжень до Херсонської ОУНБ ім. Олеся Гончара". На акті ставиться номер і вказується джерело надходження.

3.5.Звірка документів з картотекою поточного комплектування, докомплектування. Перевірка документів на дублетність. Зазначення на звороті титульного аркуша сиглів у відповідності до замовлень структурних підрозділів бібліотеки.

3.6.Штемпелювання документів:

-    на книгах і брошурах штемпель з назвою бібліотеки проставляється на звороті титульного аркуша зверху та на 17 сторінці;

-    на інших документах (CD тощо) штемпель з назвою бібліотеки проставляється на палітурці або на титульній сторінці;

-    на виданнях, що надійшли як дарунок від приватних осіб, проставляється штемпель з написом "Дарунок" на титульній сторінці у правому нижньому кутку.

3.7.Реєстрація нових надходжень в АБІС:

-    занесення даних про джерело надходження, № акта, дату надходження;

-    розподіл документів за типами, видами, галузями знань, мовами;

-    створення основного бібліографічного запису, присвоєння і проставлення інвентарного номера. Інвентарний номер надається тим виданням, які беруться на баланс бібліотеки. Кожен вид має окрему інвентарну книгу. На книгах і брошурах інвентарний номер проставляється на звороті титульного аркуша та на 17 сторінці, на інших документах – на палітурці чи на титульній сторінці.

Примітка: Для обліку документів іноземними мовами залучаються співробітники відділу документів іноземними мовами з метою надання допомоги у визначенні типу документа, галузі знань, прізвища автора і назви.

3.8.Подальше оформлення супровідних документів за допомогою АБІС (Акт і Реєстр):

-    проставлення інвентарних номерів з …до… та загальної вартості видань, які підлягають зарахуванню на баланс бібліотеки, на звороті акта;

-    друк реєстрів, де перелічуються акти за відповідний місяць із загальною вартістю та інвентарними номерами, вказується загальна вартість документів, що беруться на баланс бібліотеки.

3.9.Щомісячна передача актів і реєстру в бухгалтерію (один примірник реєстру залишається у відділі комплектування).

3.10.                   Передача облікованих документів у відділ обробки, систематизації документів та організації каталогів згідно "Зошита обліку передачі видань з відділу комплектування" разом із супровідним аркушем, в якому відмічається дата передачі партії документів. Співробітник відділу обробки, систематизації документів та організації каталогів засвідчує прийом партії своїм підписом на супровідному аркуші.

3.11.                   Термін для обліку нових надходжень у відділі комплектування визначається відповідно до "Тимчасових примірних норм часу на основні процеси бібліотечної роботи", затверджених наказом Міністерства культури і туризму України від 19.07.05 №496 з розрахунку, що час, необхідний для обліку 1 (одного) документа, складає 0,72 год. (45 хв.).

3.12.                   Час перебування зареєстрованих надходжень у відділі комплектування не повинен перевищувати 3-х днів.

Примітка: У виключних випадках цей термін може бути збільшений, але не більше ніж на 7 днів.

 

 Шлях періодичних та інформаційних документів у відділі комплектування

 

3.13.Приймання періодичних та інформаційних видань. Звірка зі супровідними документами.

3.14.Реєстрація нових надходжень газет, журналів та інформаційних видань в АБІС ІРБІС (модуль "Каталогізатор"). Написання сиглів відділів.

3.15.Штемпелювання періодичних видань.

3.16.Розподіл періодичних видань по структурних підрозділах бібліотеки. Друк списків для передачі періодики у підсобні фонди структурних підрозділів бібліотеки.

3.17.Передача протягом 1(одного) дня зареєстрованих видань, які надійшли у відділ комплектування, до структурних підрозділів бібліотеки.

3.18.Здійснення операцій "експорт-імпорт" з БД "Періодика" відділу комплектування до електронного каталогу.

 

4. Шлях документа у відділі обробки, систематизації документів та організації каталогів

 

4.1.    Приймання документів з відділу комплектування за супровідним документом і згідно "Зошита обліку передачі видань з відділу комплектування". Співробітник, який приймає партію видань, ставить підпис на супровідному документі.

4.2.    Технічна обробка нових надходжень.

4.3.    Звірка документів з генеральним каталогом на дублетність; перенесення індексів з карток, відмітка в каталозі про дублетність документа.

4.4.    Систематизація документів: визначення індексів ББК та авторського знака.

4.5.    Визначення формату.

4.6.    Предметизація документів.

4.7.    Складання бібліографічного опису в електронному каталозі (ЕК), відповідно ДСТУ ГОСТ-7.1-2006 "Бібліографічний запис. Бібліографічний опис. Загальні вимоги та правила складання".

4.8.    Редагування бібліографічного опису.

4.9.    Коректура записів в ЕК.

4.10.Друкування каталожних карток та книжкових формулярів.

4.11.Оформлення каталожних карток.

4.12.Розподіл карток за видами каталогів (абетковий генеральний, абетковий читацький каталог, систематичний каталог, топографічний каталог)

4.13.Передача опрацьованої літератури згідно супровідних документів (акт прийому-передачі, супровідний аркуш, список документів) у відділ зберігання основного фонду.

4.14.Розстановка карток на нові надходження у каталоги нових надходжень (абетковий та систематичний) щотижня.

4.15.Запис про передачу партії документів у "Журналі обліку передачі партій документів до відділу зберігання основного фонду (ВЗОФ)" та у супровідних документах.

4.16.Термін обробки видань:

-    до 30 документів – 4-5 днів;

-    до 60 документів – 8-10 днів;

-    позачергово – 2-3 дні (залежно від кількості документів);

-    термін обробки дореволюційних видань:

-    до 30 документів – до 10 днів;

-    до 60 документів – до 20 днів.

Примітка: До обробки документів іноземними мовами можуть залучатися співробітники відділу документів іноземними мовами з метою надання допомоги у перекладі змісту документів та їх систематизації.

 

5. Шлях документа у відділі зберігання основного фонду:

 

5.1.    Приймання документів з відділу обробки, систематизації документів та організації каталогів за супровідними документами, що засвідчується проставлянням дати та підписом відповідального працівника відділу зберігання основного фонду на супровідному аркуші та у "Журналі обліку передачі партій документів до ВЗОФ".

5.2.    Розподіл документів відповідно проставлених сигл.

5.3.    Передачу нових документів до Зали нових надходжень, яка здійснюється по мірі надходження документів, але не рідше ніж двічі на місяць.

-    прийом-передача партії документів засвідчується підписами відповідальних осіб у "Зошиті прийому-передачі нових надходжень", де обов’язково вказується дата передачі документів, їх кількість та номер акта;

-    проставляння дати отримання документів, їх кількості, сигли сектору і підпису на супровідному аркуші та на книжковому формулярі кожного примірника документа співробітником Зали нових надходжень. На книжковому формулярі обов’язково вказується № акта.

5.4.    Супровідні аркуші залишаються у завідувача відділом зберігання основного фонду.

5.5.    Час перебування документів у Залі нових надходжень не повинен перевищувати 2 тижні. Після повернення партій документів, які експонувалися у Залі нових надходжень, вони передаються до структурних підрозділів.

Примітка: Для експонування у Залі нових надходжень передаються усі документи, за винятком документів іноземними мовами, АВД, документів на електронних носіях та документів, що призначені лише для службового користування.

5.6.    Облік документів, що надійшли до фонду відділу зберігання основного фонду, ведеться у Книзі сумарного обліку (ч.1. "Надходження").

5.7.    Передачу партій документів до підсобного фонду структурних підрозділів бібліотеки:

-    працівники тих структурних підрозділів, які здійснюють прийом документів з відділу зберігання основного фонду, проставляють дату отримання документів, сиглу свого відділу і підпис на супровідному аркуші та на книжкових формулярах кожного примірника документа.

5.8.    Розстановка книжкових формулярів у топографічний каталог та в індикатори структурних підрозділів здійснюється співробітником, який відповідає за роботу з індикаторами на фонд структурних підрозділів бібліотеки.

5.9.    Супровідні аркуші зберігаються у відділі зберігання основного фонду для контролю протягом 3-х років, після чого передаються в архів.

 
 

6. Шлях документа у відділі документів іноземними мовами:

 

6.1.    Приймання документів з відділу зберігання основного фонду за супровідними документами, що засвідчується проставлянням дати та підписом відповідального працівника відділу документів іноземними мовами на супровідному аркуші.

6.2.    Систематизацію документів: визначення індексів ББК та авторського знаку.

6.3.    Предметизацію документів.

6.4.    Складання бібліографічного опису в електронному каталозі (ЕК), відповідно ДСТУ ГОСТ – 7.1- 2006 "Бібліографічний запис. Бібліографічний опис. Загальні вимоги та правила складання".

6.5.    Редагування бібліографічного опису.

6.6.    Коректуру записів в ЕК.

6.7.    Друкування каталожних карток та книжкових формулярів.

6.8.    Оформлення каталожних карток.

6.9.    Розподіл карток за видами каталогів (абетковий читацький каталог, систематичний читацький каталог, топографічний каталог).

6.10.Термін обробки документів іноземними мовами встановлюється відповідно до "Тимчасових примірних норм часу на основні процеси бібліотечної роботи", затверджених наказом Міністерства культури і туризму України від 19.07.05 №496 з розрахунку, що час, необхідний для обробки 1 (одного) документа складає 0,66 год. (40 хв.).