Положення про відділ комплектування Херсонської обласної універсальної бібліотеки ім. Олеся Гончара

 

 

 

 

 

1. Загальні положення

1.1.   Відділ комплектування є самостійним структурним підрозділом бібліотеки.

1.2.   Відділ підпорядкований генеральному директору та заступнику генерального директора з внутрібібліотечної роботи.

1.3.   Робота відділу контролюється адміністрацією бібліотеки.

Контролю підлягають:

-    умови роботи відділу;

-    виконання планів;

-    виконання нормативних та інструктивних документів;

-    дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку;

-    забезпечення персональної відповідальності за якість роботи та зберігання технічного обладнання і устаткування, що закріплені за відділом.

1.4.   У своїй діяльності відділ керується: Законом України "Про бібліотеки і бібліотечну справу", іншими законодавчими актами України; постановами та наказами Міністерства культури і туризму України; провідними документами про бібліотечну справу; Статутом бібліотеки; регламентуючою і технологічною документацією бібліотеки та відділу; правилами внутрішнього трудового розпорядку бібліотеки; даним Положенням; перспективними і річними планами бібліотеки та відділу; наказами та розпорядженнями генерального директора.

1.5.   Зміни в Положення вносяться за погодженням з генеральним директором бібліотеки та його заступником з внутрібібліотечної роботи і затверджуються наказом генерального директора бібліотеки.

  

2. Основні завдання

2.1.   Створення і використання у практичній роботі моделі фонду бібліотеки.

2.2.   Здійснення повного, науково-обґрунтованого і оперативного комплектування книжкового фонду і фонду періодичних, електронних та інших видань бібліотеки, регулярного його поповнення, насамперед документами українською мовою, відповідно статусу бібліотеки і з урахуванням інформаційних потреб читачів.

2.3.   Забезпечення виняткової повноти комплектування фонду бібліотеки краєзнавчими та місцевими виданнями, які підлягають депозитарному зберіганню.

2.4.   Ведення науково-методичної роботи по профілю діяльності відділу.

 

3. Основні функції

Для виконання зазначених завдань відділ комплектування проводить наступну роботу:

3.1.   Розробляє тематичний план комплектування фонду бібліотеки та періодично корегує його.

3.2.   Здійснює поточне комплектування та доукомплектування бібліотечного фонду. Для цього відділ:

3.2.1.    Вивчає книжковий ринок України по наповненню і якості інформаційного потоку, слідкує за кон’юнктурою цін з метою орієнтування у механізмі сучасного ціноутворення.

3.2.2.    Разом з іншими структурними підрозділами бібліотеки переглядає видавничу і книготоргову інформацію та відбирає для поповнення фонду необхідні видання, оформляє замовлення.

3.2.3.    Здійснює придбання необхідних бібліотеці документів, використовуючи різні джерела комплектування.

3.2.4.    Укладає угоди з видавництвами, книготорговими організаціями та іншими постачальниками з метою поповнення видавничої продукції на різних носіях інформації.

3.2.5.    Оформляє передплату на періодичні видання, контролює їх надходження і складає рекламацію на не отримані номери.

3.2.6.    Здійснює контроль за повнотою надходжень обов'язкового місцевого примірника.

3.2.7.    Організовує і веде допоміжно-довідковий апарат на допомогу комплектуванню: картотеку доукомплектування; картотеку поточного комплектування; картотеку виконаних замовлень; картотеку видань, що продовжуються; картотеку періодичних видань (АБІС ІРБІС), картотеку методичних рішень.

3.3.   Проводить прийом, облік і реєстрацію документів, що надійшли до бібліотеки, здійснює їх розподіл між структурними підрозділами бібліотеки.

3.4.   Відповідає за правильність ведення інвентарного обліку фонду як в друкованому, так і в електронному форматі.

3.5.   Своєчасно передає нові документи до відділу обробки, систематизації документів та організації каталогів за супровідними документами.

3.6.   Звітує перед бухгалтерією за використані кошти, передає відповідну документацію на нові надходження і вилучені документи.

3.7.   Здійснює пошук нових джерел комплектування, що дає змогу раціонально і економічно витрачати кошти.

3.8.   Здійснює списання документів з фонду бібліотеки на основі діючих законодавчих і нормативних актів, контролює обґрунтованість списання завідуючими структурних підрозділів бібліотеки, оформляє всі необхідні документи. Вилучає записи про документи, що вилучені з фонду бібліотеки, з інвентарних книг.

3.9.   Здійснює книгообмін з бібліотеками України (внутрішньодержавний обмін), з бібліотеками держав СНД, інших країн (міжнародний обмін). Підтримує зв’язки з міжнародними організаціями, благодійними фондами.

3.10.   Організовує обмін, перерозподіл і розповсюдження документів між бібліотеками області через обмінно-резервний фонд.

3.11.   Бере участь у роботі з сайтом бібліотеки , а саме:

3.11.1.Створює "Зведений каталог періодичних видань, передплачених бібліотеками м. Херсона".

3.11.2.Надає інформаційні списки видань сектору ОРФ, які призначені для обміну.

3.12.   Бере участь у соціологічних дослідженнях бібліотеки з питань вивчення відповідності складу фонду читацьким запитам.

3.13.   Забезпечує наукову організацію праці і управління у відділі. З цією метою:

3.13.1.    Складає перспективний і поточні плани роботи відділу і звіти про неї.

3.13.2.    Розробляє інструктивно-методичну, нормативну і технологічну документацію, яка регламентує виробничі процеси і трудову діяльність працівників відділу.

3.14.  Займається підготовкою науково-методичних матеріалів з питань аналітико-синтетичної обробки документів і організації каталогів.

3.15.  Бере участь у науково-методичній роботі обласної бібліотеки з питань комплектування фонду.

3.16.  Вивчає інноваційний досвід інших бібліотек по впровадженню новітніх технологій і оптимізації використання робочого часу з метою удосконалення виробничого процесу.

3.17.  Бере участь в організації і проведенні семінарів, практикумів, стажувань для бібліотечних працівників області.

3.18.  Проводить заходи з підвищення професійної підготовки співробітників відділу та бібліотеки (тренінги, лекції, семінари тощо).

 

4. Організаційна структура і керівництво

4.1.   Структуру і штати відділу затверджує генеральний директор бібліотеки з урахуванням обсягів та умов роботи відділу.

4.2.   З метою найбільш раціональної організації технологічних процесів до складу відділу комплектування входять:

4.2.1.    сектор обмінно-резервного фонду, функції якого визначаються "Положенням про сектор обмінно-резервного фонду", затвердженим генеральним директором бібліотеки;

4.2.2.    сектор міжбібліотечного абонемента, функції якого визначаються "Положенням про сектор МБА", затвердженим генеральним директором бібліотеки;

4.2.3.    група комплектування;

4.2.4.    група обліку.

4.3.   Керівництво відділом здійснює завідувач відділу, який призначається генеральним директором бібліотеки.

4.4.   Завідувач відділу несе персональну адміністративну відповідальність за організацію та зміст діяльності відділу перед дирекцією бібліотеки. Розпорядження його обов’язкові для всіх працівників відділу. Порядок прийому та звільнення з посади, а також обов’язки завідувача відділу визначаються його посадовою інструкцією.

4.5.   Робота відділу організується у відповідності до річних планів роботи бібліотеки та відділу, що затверджуються генеральним директором.

4.6.   Завідувачі секторами несуть персональну адміністративну відповідальність за стан роботи в секторі перед завідуючим відділом.

4.7.   Коло обов’язків працівників відділу визначається їхніми посадовими інструкціями. Прийом та звільнення з посади здійснюється відповідно до трудового законодавства генеральним директором бібліотеки за поданням заступника генерального директора з бібліотечної роботи або завідувача відділу.

4.8.   Трудовий розпорядок у відділі регламентується "Правилами внутрішнього розпорядку бібліотеки".

4.9.   Проблемні питання з комплектування або списання бібліотечного фонду, які потребують колегіального вирішення, розглядаються Комісією по роботі з фондами або Радою при генеральному директорі, які і приймають рішення з цих питань.

 

5. Права та обов’язки

5.1.   Для виконання покладених на відділ комплектування в особі завідувача йому надаються такі права:

5.1.1.    Самостійне вирішення питань, пов’язаних з виконанням виробничих функцій та розподілом функціональних обов’язків у межах відділу.

5.1.2.    Винесення на обговорення Ради при генеральному директорі питань, що потребують вирішення на більш високому рівні.

5.1.3.    Внесення пропозицій щодо вдосконалення діяльності, пов'язаної з виконанням виробничих функцій і основних завдань відділу.

5.1.4.    Здійснення підбору і розстановки кадрів у встановленому порядку.

5.1.5.    Організація і контроль за переглядом нових надходжень завідувачами відділами.

5.1.6.    Отримання від завідувачів інших підрозділів бібліотеки інформації для виконання покладених обов’язків.

5.1.7.    Надання пояснень співробітникам бібліотеки з питань обліку фонду (ведення сумарної книги, вибуття документів).

5.1.8.    Здійснення щорічного контролю за правильністю ведення книг сумарного обліку у підрозділах бібліотеки.

5.1.9.    Самостійний розподіл нових надходжень між структурними підрозділами бібліотеки згідно замовлень та їх функцій.

5.1.10.Прийом рішень про придбання та закупівлю документів, а також передплату періодичних видань відповідно статусу наукової бібліотеки і з урахуванням інформаційних потреб читачів на основі пропозицій завідувачів відділів, що обслуговують користувачів. Внесення необхідних змін.

5.1.11.Укладання угод з видавництвами, книго-торговими установами, передплатними агентствами.

5.1.12.Залучення до організації окремих заходів (розвантаження великих партій нової літератури), за узгодженням з адміністрацією бібліотеки, співробітників інших підрозділів.

5.1.13.Представлення на преміювання кращих працівників, а у випадках порушення трудової і виробничої дисципліни окремими співробітниками внесення до адміністрації пропозицій про дисциплінарне стягнення.

5.1.14.Представлення бібліотеки, по розпорядженню адміністрації, у бібліотеках та інших установах з питань комплектування, доукомплектування та обліку фонду.

5.1.15.Ведення у заведеному порядку листування з іншими бібліотеками та установами з питань, що стосуються роботи відділу.

5.2.   Відділ та його керівник зобов’язані:

5.2.1.    Чітко, якісно і в повному обсязі виконувати покладені даним Положенням завдання та функції, підвищувати фахову кваліфікацію.

5.2.2.    Cвоєчасно надавати річні плани та звіти про роботу відділу.

5.2.3.    Дотримуватись трудової та виробничої дисципліни, техніки безпеки, охорони праці, виробничої санітарії та протипожежної охорони.

5.2.4.    Виконувати накази і розпорядження керівництва бібліотеки.

5.2.5.    Нести відповідальність за порушення діючих норм, правил та інструкцій згідно положень чинного законодавства.

5.2.6.    Працівники відділу несуть відповідальність за зберігання і належний стан нових видань, які надійшли для обліку і розподілу, облікових документів, комп’ютерної техніки.

 

6. Взаємодія (службові зв’язки)

 

6.1.   Відділ координує свою роботу з іншими структурними підрозділами бібліотеки.

6.2.   Відділ отримує:

6.2.1.    Від заступників генерального директора з наукової та внутрібібліотечної роботи – розпорядження та інструктивні матеріали щодо організації виробничої, наукової та методичної діяльності.

6.2.2.    Від ученого секретаря – координуючу й іншу поточну інформацію щодо планування та звітності.

6.2.3.    Від відділу автоматизації та інформатизації бібліотечних процесів – комп’ютерне обладнання, комплектуючі, інструкції з використання техніки та програмного забезпечення.

6.2.4.    Від господарчого відділу – канцтовари та бібліотечну техніку.

6.2.5.    Від науково-методичного відділу – інформацію з поточного планування науково-методичної роботи.

6.2.6.    Від завідувачів відділами - фондоутримувачами – документацію на списання документів, акти з переобліку фондів, акти вибіркових перевірок фондів.

6.3.   Відділ подає:

6.3.1.    Заступнику генерального директора з внутрібібліотечної роботи – річні плани роботи, текстові та статистичні звіти про діяльність відділу.

6.3.2.    До господарчого відділу – заявки на придбання канцтоварів, обладнання, матеріалів.

6.3.3.    До відділу обробки, систематизації документів та організації каталогів – нові видання, що надійшли до бібліотеки.

6.3.4.    До науково-методичного відділу – інформацію щодо відвідування бібліотек та науково-методичні матеріали за напрямком діяльності відділу.

6.3.5.    До відділу автоматизації та інформатизації бібліотечних процесів - заявки на удосконалення програмного забезпечення.

6.4.   Суперечності між відділом та іншими структурними підрозділами бібліотеки розглядаються на рівні заступника генерального директора за підпорядкованістю відділів.