Методичні рекомендації по організації вивчення складу та використання бібліотечних фондів у централізованих бібліотечних системах

 

Робота по вивченню складу та використання єдиного бібліотечного фонду ЦБС повинна здійснюватися відповідно до перспективного плану, який складається на 3-5 років. В ньому вказуються : розділ або тема літератури, що буде вивчатися, рік вивчення, застосовувані методи, передбачувані результати, виконавці (додаток № І).

Основною умовою вивчення складу фонду є наявність даних про використання його читачами. Одночасно слід обліковувати всі відмов­лення на літературу даного розділу. Цю роботу рекомендуємо проводити із залученням усіх видів видань цієї тематики : книг, періодики, кіно-фото-фономатеріалів тощо.

Необхідно залучати усі або переважну більшість структурних підрозділів ЦБС, які мають літературу даної тематики. Вивчати фонд треба за єдиною методикою, що дасть можливість отримати узагальнюючі матеріали по всій системі. Враховуючи певну складність такої роботи, радимо обирати вузьку тему для вивчення, за якою література використо­вується недостатньо.

Організатором кожного вивчення повинна стати робоча група. Чле­ни групи готують необхідну документацію, таблиці, надають консульта­ції, допомогу на місцях, збирають, аналізують та узагальнюють одержа­ні матеріали, роблять певні висновки. В умовах ЦБС ця робота здійс­нюється під керівництвом відділів комплектування та обробки літера­тури, організації і використання єдиного фонду та МБА, методико-бібліографічної роботи. Саме з їх складу і визначаються керівники робочих груп.

У практичній діяльності бібліотеки широко запроваджують основні методи вивчення фондів: статистичний, бібліографічний, соціологіч­ний, фотографічний.

Використовуючи статистичний метод, можна отримати як абсолютні показники, що характеризуюсь склад і використання фондів (загальний обсяг в цілому та за окремими галузями знання), так і відносні (книгозабезпеченість читача та населення, обертаність, читаність, питому вагу фонду та видачі в галузевому аспекті тощо).

Статистичний аналіз дозволяє простежити тенденцію розвитку, динаміку основних показників за декілька років. За допомогою цього методу, шляхом множення оптимальної книгозабезпеченості читачів (8-12 книг) на кількість читачів бібліотеки, враховуючи також читацькі резерви, визначається обсяг мобільного фонду для даної бібліотеки, намічаються основні показники розвитку фонду на перспективу.

Безпосереднє вивчення якісного складу фонду, його тематичного наповнення та репертуару здійснюється бібліографічним методом. Для цього використовуються систематичний каталог, тематичний план комплек­тування фонду, бібліографічні покажчики рекомендаційного характеру. Таким чином, встановлюються, насамперед, прогалини у фонді, з'ясо­вується стан укомплектованості розділу літературою для певної читаць­кої категорії, аналізуються показники  книгозабезпеченості читачів-спеціалістів і виробничників фаховою літературою. На основі такого вивчення та обліку відмовлень на книги в кожній бібліотеці складаєть­ся картотека докомплектування, копія якої наприкінці вивчення пере­дається з центральну бібліотеку.

Одночасно радимо визначати кількість назв, середню екземплярність розділу літератури, що вивчається. Для нього використовується як безпосередньо сам фонд, так і систематичний каталог.

Кількість назв підраховується за систематичним каталогом, зокре­ма за картками з основним описом. Середня екземплярність визначаєть­ся відношенням загальної кількості книг в даному розділі до кількості назв у ньому і порівнюється з подібним показником у суміжних розділах та по певній галузі фонду в цілому.

Чимале значення має аналіз складу літератури, що вивчається в хронологічному аспекті (додаток №2). Особливо це стосується суспільно-політичної, виробничої та іншої галузевої літератури.

Для здійснення аналізу літератури цих розділів у типологічному аспекті підраховується кількість видань за основними типами (додаток №3).

Вивчення складу фонду періодичних та інших видань, а також кіно-фото-фономатеріалів треба проводити за допомогою звірки наявного репертуару з відповідними державними реєстраційними каталогами та покажчиками, типовими проспектами тощо. При цьому встановлюються назви, що відсутні взагалі, але потрібні бібліотеці, або окремі номери, річні комплекти, що були придбані, але втрачені бібліотекою.

Важливим етапом є вивчення використання певного розділу фонду, зокрема встановлення видань підвищеного попиту та обсягу і причин утворення його пасивної частини. Цей аналіз здійснюється за допомогою даних книжкових формулярів, листків термінів повернення, або, з крайньому випадку, безпосередньо за читацькими формулярами. Вра­ховується видача за певний період, найчастіше за рік, а також за весь час перебування книги в даній бібліотеці.

Для полегшення цієї роботи треба обов'язково здійснювати контроль за систематичним заповненням даних про видачу кожної книги розділу, що вивчається, протягом всього періоду вивчення. Перш за все радимо на всіх листках термінів повернення, де вже є відповідні відмітки, підвести риску і проставити рік, коли почалося дане вивчення. Це дозволить порівняти використання конкретної книги в період проведення вивчення з попередніми роками.

На основі даних про кількість видач кожного примірника книги цього розділу заповнюються відповідні таблиці (додатки № 4 і № 5). Для більш поглибленого аналізу в таблицях можна передбачити додатко­ві дані, наприклад, роки і типи видань, що дасть можливість простежити інтенсивність використання розділу та причини утворення його пасивної частини залежно від року видання і типу літератури.

Таким же чином здійснюється вивчення використання кіно-фото-фономатеріалів, періодичних та інших видань (додаток №6).

У практиці роботи застосовують окреме вибіркове вивчення певних розділів літератури безпосередньо у фонді за даними листків термінів повернення, використовуючи згадані таблиці (додатки №4 і №5).

Воно здійснюється, в основному, при перевірці роботи бібліотеки.

Більш якісному вивченню сприяє застосування соціологічного мето­ду (бесіда з читачами, інтерв'ювання, анкетування, збір відгуків на книги та ін.). Радимо використати примірні анкети для опитування чи­тачів-дорослих (додаток №7).

Великого поширення серед бібліотек набув аналіз читання загаль­ний або тематичний за даними читацьких формулярів, що сприяє визна­ченню тенденції розвитку читацьких інтересів і запитів. Таке аналізування здійснюється за півріччя або за рік за формулярами читачів певної читацької категорії (тобто найбільш зацікавленої в літерату­рі за темою вивчення) і дає можливість намітити заходи по активіза­ції використання літератури розділу, що вивчається.

Поточні надходження галузевої літератури за певний рік радимо вивчати фотографічним методом, тобто методом фіксації на окремих картках кожного примірника книги з визначенням основного шифру, опису книги, типу літератури за допомогою коду та обліку її вико­ристання протягом року. В кінці року на картках книг, що не вико­ристовувались, зазначаються причини утворення пасивної частини розді­лу і заповнюються всі рекомендовані вище таблиці, крім однієї (додаток № 2), де аналізується склад фонду в хронологічному аспекті.

Кожний з методів вивчення має свої недоліки і переваги, тому об'єктивне уявлення про стан та використання окремих розділів фондів можна отримати лише поєднавши їх у комплексі, з'єднавши вивчення складу фонду з його використанням.

Чим більший відрізок часу береться для вивчення (рік і більше), тим достовірніші будуть його результати.

3'явиться можливість проаналізувати доцільність дальшого пере­бування у фонді кожної назви, кожного конкретного примірника книги.

Завершальним етапом цієї роботи має бути узагальнення отриманих даних спочатку на рівні самої бібліотеки-учасниці вивчення, а потім – членів робочої групи. Кожна бібліотека передає всі отримані матеріали (заповнені додатки, анкети, аналіз читання тощо) і свою підсумкову довідку в центральну бібліотеку - керівнику вивчення. На основі таких первинних матеріалів здійснюється узагальнення на всю систему, виробляються рекомендації про дальші напрями поточного комплектування цією літературою, про роботу з "незаслужено забути­ми" книгами тощо.

На виконання прийнятих рекомендацій складається конкретний план реалізації підсумків вивчення. В плані слід передбачити роботу по списанню і ремонту літератури, передачі її в обмінні фонди, конкретні заходи по докомплектуванню, пропаганді "незаслужено забутих" книг (влаштування виставок, переглядів, оглядів "за сторін­ками забутих книг" та ін.). Відповідні зміни вносяться в тематичні плани комплектування.

Методичні рекомендації по організації вивчення складу та використання бібліотечних фондів у централізованих бібліотечних системах /Підгот. О.В.Щербаков, В.О.Зелінська, Л.О.Крижанюк, Г.І.Харченко; відп. за вип. Н.О.Гудімова. – К., 1985. – 12 с.

 

Додаток №7

 

Мета анкети – збирання та узагальнення матеріалів щодо визначення основних шляхів формування бібліотечного фонду

 

Пояснення щодо анкетування користувачів бібліотеки.