Інструкція з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інш

ІНСТРУКЦІЯ З ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ ОСНОВНИХ ЗАСОБІВ, НЕМАТЕРІАЛЬНИХ АКТИВІВ, ТОВАРНО-МАТЕРІАЛЬНИХ ЦІННОСТЕЙ, ГРОШОВИХ КОШТІВ І ДОКУМЕНТІВ, РОЗРАХУНКІВ ТА ІНШИХ СТАТЕЙ БАЛАНСУ

Затверджено наказом Головного управління Державного казначейства України від 30.10.1998 р. №90

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 16.11.1998 р. за №728/3168

(Витяг)

 

     1.1. Дана Інструкція встановлює єдині вимоги щодо порядку інвентаризації основних засобів, не­матеріальних активів, матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, установами і організаціями, які утримуються за рахунок коштів бюджетів усіх рівнів (надалі - установи).

     1.2. Інвентаризація проводиться з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку шляхом їх зіставлення з фактичною наявністю майна.

     1.3. Інвентаризації підлягає все майно установи, незалежно від його місцезнаходження, і всі види фінансових зобов’язань.

Інвентаризація майна проводиться за його місцезнаходженням та за матеріально відповідальними особа­ми. Під час інвентаризації в обов’язковому порядку проводиться констатація наявності об’єктів.

     1.4. Основними завданнями інвентаризації є:

     виявлення фактичної наявності основних засобів, матеріальних цінностей, бланків суворої звітно­сті, грошових коштів у касах, на реєстраційних, бюджетних, валютних та поточних рахунках;

     виявлення невикористовуваних матеріальних цінностей;

     дотримання умов зберігання матеріальних цінностей і грошових коштів, а також правил утриман­ня та експлуатації матеріальних цінностей;

     перевірка реальної вартості обліковуваних на балансі матеріальних цінностей, сум дебіторської та кредиторської заборгованості, в тому числі - щодо якої термін позовної давності минув, та інших статей балансу.

     1.5. Установи зобов’язані проводити інвентаризацію:

3) бібліотечних фондів - один раз у п’ять років;

4) інших основних засобів, малоцінних і швидкозношуваних предметів:

     у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, місцевих державних адміністраціях, їхніх управліннях (відділах), виконавчих органах місцевих рад - не менше одного разу в два роки;

     в інших установах - не менше одного разу на рік. Інвентаризація основних засобів проводиться не раніше першого жовтня;

     1.6. У терміни, передбачені п. 1.5 даної Інструкції, підлягають інвентаризації матеріальні цінності, які не належать установі - як такі, що перебувають на обліку (в орендному користуванні, на відповідаль­ному зберіганні тощо), так і не враховані з будь-яких причин.

     1.7. Інвентаризація всіх цінностей проводиться в установлені терміни, включаючи цінності, на предмет наявності яких проведено позапланові перевірки протягом року.

     1.8. Кількість інвентаризацій у звітному році, дати їх проведення й перелік майна та зобов’язань, що підлягають інвентаризації під час кожної з них, визначаються керівником установи - крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов’язковим.

     1.9. Проведення інвентаризації є обов’язковим:

перед складанням річної бухгалтерської звітності, крім випадків, передбачених п. 1.5;

при зміні матеріально відповідальних осіб (на день прийняття-передання справ);

при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день установлення та­ких фактів);

після пожежі або стихійного лиха (повені, землетрусів та ін.) - терміново після ліквідації пожежі або стихійного лиха;

у випадку ліквідації установи:

     згідно з розпорядженням судових та слідчих органів;

     при передачі майна установи в оренду;

    при передачі підприємств, установ, організацій або їх структурних підрозділів із одного підпоряд­кування в інше (на встановлену дату передачі).

     Інвентаризація може не проводитися у випадках передачі установ чи їх структурних підрозділів, а також будівель та споруд усередині одного міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади (якщо інвентаризація була раніше проведена б терміни згідно з вимогами цієї Інструкції.

     1.10. Відповідальність за організацію інвентаризації, правильне та своєчасне її проведення несе керівник установи.

     Головний бухгалтер, разом із керівниками відповідних підрозділів та служб, зобов’язаний контро­лювати дотримання установлених правил проведення інвентаризації.

     1.11. Для проведення інвентаризації наказом керівника установи створюється комісія з числа пра­цівників установи за обов’язкової участі головного (старшого) бухгалтера Інвентаризаційну комісію очо­лює керівник установи чи його заступник.

     Наказом установлюється також терміни початку та закінчення робіт з проведення інвентаризації та порядок відображення її результатів у обліку.

     1.12. В установах, у яких унаслідок великого обсягу робіт проведення інвентаризації не може бути забезпечене однією комісією, утворюються також місцеві комісії, очолювані керівниками відповідних структурних підрозділів, на які покладається проведення інвентаризації в структурних підрозділах цих установ. Забороняється призначати головою місцевої інвентаризаційної комісії в одній і тій самій установі одного й того самого працівника два роки підряд. До складу місцевої комісії включається працівник бух­галтерії. Робота місцевих комісій організовується та контролюється центральною комісією.

     1.13. Проведення інвентаризації в установах, які обслуговуються централізованою бухгалтерією, оформляється (в частині затвердження центральної інвентаризаційної комісії та календарного плану про­ведення інвентаризації) наказом керівника установи, при якому утворена централізована бухгалтерія, а також затверджується розподіл працівників централізованої бухгалтерії в установах для участі їх у місце­вих інвентаризаційних комісіях. На підставі цього наказу керівники установ, які обслуговуються централі­зованою бухгалтерією, призначають місцеві інвентаризаційні комісії, до складу яких обов’язково входять працівники бухгалтерії та інші фахівці (інженери, технологи, економісти та ін.), які добре знають об’єкт інвентаризації та первинний облік. Місцеві інвентаризаційні комісії очолюються представником керівника установи, який призначив інвентаризацію.

     1.14. Центральна інвентаризаційна комісія проводить інвентаризацію матеріальних цінностей і грошових коштів, які належать централізованій бухгалтерії та установі, при якій вона створена, а також коштів у розрахунках та бланків суворої звітності, і керує роботою місцевих інвентаризаційних комісій; у разі потреби (при встановленні серйозних порушень правил проведення інвентаризації та інше) прово­дить, за рішенням керівника установи, повторні суцільні інвентаризації, розглядає пояснення, отримані від осіб, які припустилися недостачі чи псування цінностей, а також інших порушень, та дає пропозиції про порядок врегулювання виявлених недостач і втрат від псування цінностей.

     Місцеві інвентаризаційні комісії проводять зняття фактичних залишків матеріальних цінностей, звіряють наявність вказаних цінностей з даними бухгалтерського обліку і складають свої висновки про виявлені недостачі та надлишки, вносять пропозиції з питань впорядкування приймання, зберігання та відпуску матеріальних цінностей, покращення обліку та контролю за їх збереженням.

     Дані бухгалтерського обліку, які проставляються в описах, скріплюються підписом працівника бу­хгалтерії. Матеріали інвентаризації розглядаються та затверджуються особами, які були призначені комі­сією для проведення інвентаризації.

     1.15. Інвентаризаційні комісії несуть відповідальність за:

своєчасність і дотримання порядку проведення інвентаризації відповідно до наказу керівника установи;

повноту і достовірність внесення до інвентаризаційних описів даних про фактичні залишки майна, основних засобів, матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, нематеріальних активів, цінних паперів та заборгованості в розрахунках;

правильність і своєчасність оформлення матеріалів інвентаризації відповідно до встановленого порядку.

     Члени інвентаризаційних комісій за внесення в описи неправильних даних про фактичні залишки матеріальних цінностей з метою приховання недостач або лишків матеріальних цінностей несуть відпові­дальність у встановленому законом порядку.

     Забороняється проводити інвентаризацію цінностей при неповному складі членів інвентаризацій­ної комісії. Відсутність хоча б одного члена комісії при проведенні інвентаризації є підставою для визнан­ня результатів інвентаризації недійсними.

     Перевірка залишків матеріальних цінностей у натурі членами комісії проводиться за обов’язкової участі матеріально відповідальних осіб.

     1.16. До початку інвентаризації в бухгалтеріях необхідно закінчити обробку всіх документів про надходження і видачу матеріальних цінностей, провести відповідні записи в реєстрах аналітичного обліку і визначити залишки на день інвентаризації.

     На складах та в інших місцях зберігання матеріальні цінності повинні бути розкладені за наймену­ваннями, сортами, розмірами тощо. На матеріальних цінностях слід вивісити ярлики з докладними відо­мостями, що характеризують ці цінності, зі вказівкою їх якості, кількості, ваги та міри.

     1.17. Особи, відповідальні за збереження матеріальних цінностей, до початку інвентаризації дають розписку про те, що всі прибуткові та видаткові документи на товарно-матеріальні цінності здані в бухгалте­рію, всі товарно-матеріальні цінності, що надійшли на зберігання, оприбутковані, а ті, що вибули - списані.

     1.18. Інвентаризація, крім інвентаризації продуктів харчування і грошових коштів, як правило, по­винна проводитися на перше число місяця. Якщо інвентаризація цінностей в якомусь місці їх зберігання не може бути закінчена в один день, вона може бути розпочата раніше і закінчена після першого числа. У цьому випадку дані інвентаризації повинні бути скориговані станом на перше число місяця.

     Якщо інвентаризація на складах або в інших закритих приміщеннях не закінчена в той самий день, то приміщення слід опечатати в кінці робочого дня інвентаризаційною комісією. Печатка на час інвентаризації зберігається у голови інвентаризаційної комісії. Під час перерв у роботі інвентаризаційних комісій (на обідню перерву, в нічний час, з інших причин) описи повинні зберігатися у ящиках, шафах, сейфах, у закритому приміщенні, де проводиться інвентаризація.

     1.19. Інвентаризація основних засобів, матеріальних цінностей та грошових коштів проводиться за їх місцезнаходженням та за матеріально відповідальними особами, на зберіганні в яких ці цінності знахо­дяться. У такому ж порядку проводиться інвентаризація незавершеного капітального будівництва, незакінченого капітального ремонту і незавершеного виробництва.

     Наявність цінностей при інвентаризації виявляється шляхом обов’язкового підрахунку, зважуван­ня, обміру і таке інше, виходячи зі встановлених одиниць виміру. Визначення ваги (або об’єму) матеріалів, що зберігаються насипом, можна проводити на підставі технічних розрахунків, про що в описах робиться відповідна відмітка.

     Найменування інвентаризованих цінностей і об’єктів (предметів) та їх кількість відображаються в описах за субрахунками, номенклатурою та в одиницях виміру, прийнятих у обліку.

     На цінності, які не належать установі, але знаходяться в її розпорядженні, складаються окремі описи з розподілом: на орендовані, прийняті на відповідальне зберігання і таке інше.

     1.20. При проведенні інвентаризації основних засобів та інших матеріальних цінностей виявля­ються всі невикористовувані в установі цінності, які можуть бути реалізовані. Порядок реалізації передба­чений “Типовою інструкцією про порядок списання основних засобів бюджетних установ”, затвердженою спільним наказом Головного управління Державного казначейства України та Міністерства економіки України від 02.12.97 №126/137, яка зареєстрована в Міністерстві юстиції України 19.12.97 за №608/2412.

     1.21. Дані інвентаризації з кожного виду цінностей записуються в інвентаризаційні описи окремо, за місцезнаходженням цінностей і особами, відповідальними за їх зберігання.

     Ці описи складаються в двох примірниках.

     При зміні матеріально відповідальних осіб складається три примірники опису.

     Описи підписуються головою та всіма членами інвентаризаційної комісії, а матеріально відповіда­льні особи пишуть на кожному описі розписку такого змісту:

     “Усі цінності, пойменовані в цьому інвентаризаційному описі з №.......до №......., перевірені комісі­єю в натурі за моєї присутності та внесені в опис, у зв’язку з чим претензій до інвентаризаційної комісії не маю. Цінності, перелічені в описі, знаходяться на моєму відповідальному зберіганні”.

     Описи можуть бути заповнені як ручним способом, так і засобами обчислювальної та іншої оргте­хніки. Описи, що складаються вручну, заповнюються чорнилами або кульковою ручкою чітко і ясно. Жо­дні виправлення і підчистки є неприпустимими. На кожній сторінці опису прописом вказуються число по­рядкових номерів матеріальних цінностей і загальний підсумок кількості всіх цінностей у натуральних показниках, записаних на даній сторінці, незалежно від того, в яких одиницях виміру (штуках, кілограмах, метрах і таке інше) ці цінності показані. У тих випадках, коли матеріально відповідальні особи виявлять після інвентаризації помилки в описах, вони повинні негайно (до відкриття складу, комори, секції і таке інше) заявити про це голові інвентаризаційної комісії. Інвентаризаційна комісія виконує перевірку вказа­них фактів і, у випадку їх підтвердження, проводить виправлення виявлених помилок у встановленому порядку. Виправлення повинні бути вказані і підписані всіма членами інвентаризаційної комісії і матеріа­льно відповідальною особою. В описах не можна залишати незаповнені рядки. На останніх сторінках опи­сів незаповнені рядки прокреслюються.

     1.22. У разі зміни матеріально відповідальної особи в описах особа, яка прийняла цінності, розпи­сується про їх отримання, а та, яка здала, - про їх здачу.

     1.23. Матеріальні цінності, отримані під час проведення інвентаризації, приймаються матеріально відповідальними особами в присутності членів інвентаризаційної комісії та оприбутковуються після інве­нтаризації. Ці матеріальні цінності заносяться до окремого опису під найменуванням “Матеріальні ціннос­ті, отримані під час інвентаризації”. В описі вказується коли, від кого вони надійшли, дата і номер прибут­кового документа, найменування, кількість, ціна та сума. Одночасно на прибутковому документі за підпи­сом голови інвентаризаційної комісії робиться відмітка “Після інвентаризації” з посиланням на дату опи­су, в який записані ці цінності.

     1.26. У міжінвентаризаційний період в установах з великою номенклатурою цінностей можуть проводитися вибіркові інвентаризації матеріальних цінностей у місцях їх зберігання й переробки.

     Контрольні перевірки правильності проведення інвентаризацій і вибіркові інвентаризації, які про­водять у міжінвентаризаційний період, виконуються інвентаризаційними комісіями за розпорядженням керівника установи.

     1.27. Міністерства та інші центральні органи виконавчої влади можуть розробляти власні норма­тивно-правові акти, з урахуванням особливостей галузі, щодо застосування цієї Інструкції, за погоджен­ням із Головним управлінням Державного казначейства України.

     2.1. До початку інвентаризації слід перевірити:

- наявність і стан реєстрів обліку (карток, книг, описів та ін.);

- наявність і стан технічних паспортів та іншої технічної документації;

- наявність документів на основні засоби, що здані чи прийняті установою в оренду, на зберігання, на тимчасове користування.За відсутності документів слід забезпечити їх отримання чи оформлення.

     При виявленні розходжень і неточностей у бухгалтерському обліку або технічній документації не­обхідно в ці документи внести відповідні виправлення й уточнення.

     2.2. Під час інвентаризації комісія в обов’язковому порядку проводить перевірку відповідності технічної документації, записує в описи повні найменування цих об’єктів і їхні інвентарні номери. У випа­дку відсутності технічної документації про це вказується в описах у графі “Примітка”.

     Машини, обладнання та інші об’єкти перевіряються за заводськими номерами і заносяться в описи окремо, із вказівкою інвентарного номера.

     Основні засоби записуються в описі під найменуванням, відповідно з основним призначенням об’єкта. Об’єкт, що пройшов відновлення, реконструкцію, розширення чи переобладнання, внаслідок чого змінилось основне його призначення, вноситься до опису під найменуванням, що відповідає новому осно­вному призначенню.

     2.8. На основні засоби, які не придатні до експлуатації і не підлягають відновленню, складається окремий опис із вказівкою часу введення в експлуатацію та причин, що довели до стану непридатності ці об’єкти. Списання таких об’єктів проводиться у порядку, встановленому “Типовою інструкцією про поря­док списання основних засобів бюджетних установ”, затвердженою спільним наказом Головного управ­ління Державного казначейства України та Міністерства економіки України від 02.12.97 №126/137, яка зареєстрована в Міністерстві юстиції України 19.12.97 за №608/2412.

     3.1. При інвентаризації нематеріальних активів їх наявність установлюється або за документами, що були підставою для оприбуткування, або додатково за документами, якими оформлені (тобто підтвер­джуються) майнові права.

     3.2. При інвентаризації нематеріальних активів до інвентаризаційного опису вписуються такі дані: назва, характеристика, первісна вартість, сума зносу, дата придбання, термін корисного використання. При цьому перевіряється обґрунтованість сум.

     3.3. У разі виявлення надлишків об’єктів нематеріальних активів, інвентаризаційна комісія записує їх в інвентаризаційний опис із внесенням потрібних даних. Оцінка таких об’єктів проводиться відповідно до дійсної відновлювальної вартості і оформлюється відповідними актами.

     6.1. Малоцінні та швидкозношувані предмети інвентаризуються за їх місцезнаходженням та за ма­теріально відповідальними особами.

     6.2. Інвентаризація проводиться шляхом огляду кожного предмета. Малоцінні і швидкозношувані предмети заносяться до описів за найменуваннями відповідно до номенклатурних номерів і в одиницях виміру, що прийняті у бухгалтерському обліку.

    6.3. При інвентаризації малоцінних та швидкозношуваних предметів, виданих в особисте користу­вання працівникам, допускається складання групових інвентаризаційних описів зі вказівкою в них відпо­відальних за ці предмети осіб, на яких відкриті особові картки, з проставленням підпису в описі.

     6.6. Малоцінні та швидкозношувані предмети, які стали непридатними, але не списані, до інвента­ризаційної відомості не вписуються, а складається акт із вказівкою часу експлуатації, причин непридатно­сті, можливості використання цих предметів у господарських цілях. При цьому в описах робляться відміт­ки про непридатність.

     6.7. За малоцінними та швидкозношуваними предметами, які обліковуються в оперативному по­рядку, описи не складаються, а перевіряється фактична наявність цих предметів у матеріально відповідальних осіб шляхом зіставлення з відомістю оперативного обліку. Виявлена при цьому недостача предметів оформлюється актом.

     14.1. Після закінчення інвентаризації оформлені описи (акти) здаються в бухгалтерію для перевір­ки, виявлення і відображення в обліку результатів інвентаризації. При цьому кількісні та цінові показники за даними бухгалтерського обліку проставляються проти відповідних даних опису і шляхом співставлення виявляються розходження між даними інвентаризації і даними обліку.

     14.2. Результати інвентаризації цінностей, які належать іншим організаціям з додатком копії опису повідомляють їхнім власникам. На останній сторінці опису також слід зробити відмітку про перевірку цін, таксування та підрахунок результату за підписами осіб, які проводили цю перевірку.

     14.3. Інвентаризаційна комісія перевіряє правильність визначення бухгалтерією результатів інвен­таризації і свої висновки та пропозиції відображає у протоколі засідання інвентаризаційної комісії.

     У протоколі наводяться докладні дані про причини та осіб, винних в недостачах, втратах, а також надлишках і вказуються, які вжито заходи стосовно винних осіб.

     Не пізніше ніж за десять днів після закінчення інвентаризації, протоколи інвентаризаційної комісії затверджуються керівником установи; в централізованих бухгалтеріях протоколи центральної інвентари­заційної комісії затверджуються керівником установи, при якій утворена централізована бухгалтерія.

     Матеріали інвентаризації та рішення щодо регулювання розбіжностей затверджуються керівником установи з включенням результатів у звіт за той період, в якому закінчена інвентаризація, а також і в річ­ний звіт.

     14.4. Термін зберігання документів з інвентаризації (інвентарні описи, акти, протоколи засідань інвентаризаційних комісій) в установах, становить три роки за умови завершення ревізій, згідно з “Перелі­ком типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самовряду­вання, інших установ, організацій та підприємств, з вказанням строків зберігання”, затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 31.03.97 №11-а. У випадках виник­нення спорів, суперечностей, порушення кримінальних справ - зберігаються до винесення відповідного рішення.

     15.1. Виявлені при інвентаризації розходження між фактичними залишками матеріальних ціннос­тей і грошових коштів з даними бухгалтерського обліку регулюються установою в такому порядку:

     основні засоби, матеріальні цінності, цінні папери, грошові кошти та інше майно, які виявлені в надлишку, підлягають оприбуткуванню та зарахуванню відповідно на збільшення фінансування установи з подальшим установленням причин виникнення надлишків і винних у цьому осіб;

     втрата матеріальних цінностей в межах затверджених норм природних втрат списується за розпо­рядженням керівника установи на зменшення фінансування. Норми природних втрат можуть застосовува­тися лише у разі виявлення фактичних недостач і після заліку недостачі цінностей надлишками при пере­сортуванні. За відсутності норм природних втрат втрата розглядається як недостача понад норму;

     недостача цінностей понад норми природних втрат, а також втрати від псування цінностей відно­сяться на рахунок винних осіб за цінами, за якими обчислюється розмір шкоди від крадіжок, недостач, знищення і псування матеріальних цінностей;

     втрати і недостачі понад норми природних втрат матеріальних цінностей, включаючи готову про­дукцію, у тих випадках, коли винні не встановлені або у стягненні з винних осіб відмовлено судом, зара­ховуються на зменшення фінансування.

     15.2. У випадках стягнення втрат з винних осіб, заподіяних крадіжкою, недостачею або втратою, визначення сум збитків здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 22.01.96 №116 “Про затвердження Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, зни­щення (псування) матеріальних цінностей” та Закону України “Про визначення роз міру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння або валютних цінностей”.

     15.3. При встановленні недостач і втрат, які виникли внаслідок зловживань, відповідні матеріали протягом п’яти днів після встановлення недостач і втрат підлягають переданню до слідчих органів, а на суму виявлених недостач і втрат подається цивільний позов.

     15.4. Недостачі матеріальних цінностей понад норми природних втрат, втрати від псування, сти­хійного лиха (повені, пожежі та інше), а також, якщо конкретні винуватці не встановлені, то втрати від нерозкритих крадіжок списуються з балансів на зменшення фінансування лише після ретельної перевірки дійсної відсутності винних осіб і вжиття потрібних заходів задля недопущення фактів втрат в подальшому у наступному порядку:

     за кошторисами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, місцевих державних адміністрацій, їхніх управлінь і відділів, виконавчих органів місцевих рад, незалежно від суми по кожному випадку недостач або псування матеріальних цінностей - відповідно, з дозволу керівників міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, голів місцевих державних адміністрацій, начальників управлінь (відділів), голів виконавчих органів місцевих рад:

     за кошторисами установ, які утримуються за рахунок бюджету;

а) на суму до 75 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян включно за кожним випадком не­достач або псувань матеріальних цінностей - з дозволу керівника установи;

б) на суму від 75 до 150 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян включно за кожним випа­дком недостач або псування матеріальних цінностей - з дозволу керівника вищестоящої установи;

в) на суму понад 150 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян за кожним випадком недо­стач або втрат матеріальних: цінностей - з дозволу керівників міністерств, інших центральних органів ви­конавчої влади, голів місцевих державних адміністрацій, голів виконавчих органів місцевих рад.

     У документах, які установи подають для оформлення списання недостач понад норми природних втрат і втрат від псування матеріальних цінностей, слід вказати заходи, яких вжито задля попередження таких втрат.

     15.5. Списання з балансу установи витрат на припинене будівництво, витрат на проектно-розвідувальні роботи з нездійсненого будівництва проводиться на підставі документів інвентаризації.