Інструкція про зберігання фонду Херсонської обласної універсальної наукової бібліотеки ім. Олеся Гончара

 

1. Загальні положення

 

1.1.    Ця інструкція визначає порядок зберігання фонду бібліотеки, який складаються з друкованих, рукописних матеріалів, кінофонофотодокументів і документів на магнітних, лазерних та інших носіях.

1.2.    Зберігання фонду передбачає створення оптимальних умов для зберігання фізичної цілісності документів, захисту їх від пошкодження та розкрадання, а також дотримування правил обліку, зберігання та користування.

В разі відсутності умов, необхідних для зберігання фонду, відповідно до даної інструкції директор бібліотеки має право обмежити використання фонду читачами.

1.3.    Відповідальність за зберігання фонду несуть адміністрація, працівники бібліотеки, які мають до нього доступ, а також користувачі, що одержали документи в тимчасове користування.

 

2. Умови та режим зберігання бібліотечного фонду

 

2.1.    Для дотримання правил зберігання бібліотечного фонду слід керуватися існуючими державними стандартами, даною інструкцією, іншими відповідними інструкціями та методичними рекомендаціями.

2.2.    Приміщення бібліотеки повинні бути обладнані пожежною сигналізацією, вогнегасниками, вентиляційною системою, відповідати діючим санітарно-гігієнічним нормам. В кожному приміщенні для зберігання фонду вивішуються інструкції щодо техніки безпеки, в т.ч. на випадок пожежі.

2.3.  В бібліотеці повинні бути створені умови для захисту друкованих видань, аудіо-, відеоматеріалів і документів на магнітних та лазерних носіях від фізико-хімічних, біологічних та механічних пошкоджень у відповідності до діючих державних стандартів.

2.4.    Для створення умов по захисту фонду від пилу та комах обов’язково здійснюються:

-      щоденне вологе прибирання, провітрювання;

-      проведення щомісяця санітарних днів;

-      періодична хімічна та біологічна обробка видань, яку виконують працівники відділу гігієни та реставрації фондів один раз на тиждень.

В разі необхідності здійснюється мікологічний та ентомологічний нагляд за фондом, який виконують працівники відділу гігієни та реставрації фондів (або запрошені фахівці).

2.5.    Відповідальність за створення оптимальних умов зберігання фонду несе генеральний директор бібліотеки, господарча та інженерна служби бібліотеки.

Відповідальність за дотримання правил техніки безпеки несуть завідуючі структурними підрозділами та інженерна служба бібліотеки.

Відповідальність за забезпечення температурно-вологісного режиму покладається на інженерну службу бібліотеки, а контроль – на відділ гігієни та реставрації фондів.

 

3. Забезпечення зберігання фонду в процесі організації

 

3.1.    Всі видання, що надходять до бібліотеки, підлягають сумарному та індивідуальному обліку. Облік всіх видів документів ведеться згідно з існуючими Державними стандартами.

3.2.    Облік у бібліотеці здійснюється на комп’ютерах за спеціально розробленою програмою "Комплектування", яка є частиною єдиної бібліотечної мережі.

Вхід до програми охороняється спеціальним паролем, котрий знають тільки працівники відділу комплектування.

3.3.    Всі друковані видання, аудіо-, відеоматеріали та інші документи, що надійшли до бібліотеки, приймаються по супровідному документу (рахунку, накладній, копії чека, а при їх відсутності складається акт) і підлягають обов’язковому штемпелюванню.

3.4.    Сумарний облік фонду бібліотеки здійснюється відділом комплектування на основі документів про надходження та вилучення видань.

3.5.    Індивідуальний облік здійснюється у комп’ютерному варіанті: всі необхідні дані про документ (інвентарний номер, автор та назва, дата запису, рік видання, ціна та інші) заносяться в комп’ютерну базу даних, на основі якої друкуються інвентарні книги, що обов’язково прошиваються, оправляються, нумеруються та штемпелюються круглою печаткою.

3.6.    Інвентарні книги зберігаються у відділі комплектування. Доступ до них працівникам інших відділів не дозволяється. Довідки виконуються тільки працівниками відділу комплектування, які відповідають за їх ведення та зберігання.

В разі виробничої необхідності (проведення переобліку та ін.) наказом директора може бути дозволена передача інвентарних книг до відділу обробки літератури та організації каталогів. В цьому випадку призначається особа (або декілька) відповідальна за зберігання інвентарних книг.

3.7.    Щоквартально кількість документів, записаних до інвентарних книг, і сума звіряються з даними бухгалтерії.

3.8.    Зберігання видань в процесі обліку, обробки та роз­поділу між структурними підрозділами забезпечується прийнят­тям та видачею кожної партії нових надходжень на основі супровідних листків.

Передача партій з відділу комплектування фондів до відділу обробки літератури та організації каталогів і далі до відділу зберігання основного фонду фіксується також в спеціальних зошитах.

3.9.    Відділ зберігання основного фонду здійснює розподіл між відділами фондоутримувачами. Одержання видань та інших матеріалів підтверджується підписом у супровідному листку та на індикаторній картці завідуючим відділом або працівником, що уповноважений завідуючим відділом на прийняття видань.

В кінці року супровідні листки відділ зберігання ос­новного фонду повертає до відділу комплектування, який про­водить звірку кількості документів, що надійшли до бібліоте­ки з кількістю документів, що були передані до структурних підрозділів, термін зберігання супровідних документів у відділі комплектування – п'ять років.

3.10.  Відділ зберігання основного фонду веде індикаторну картотеку, яка зберігається на першому поверсі відділу. Ве­дуть її 2 працівники відділу, які постійно працюють з індикатором і відповідають за його ведення. Доступ до індика­тору іншим працівникам не дозволяється.

3.11.  У відділи комплектування, обробки та каталогізації літератури доступ працівників інших структурних підрозділів дозволяється тільки у зв'язку з їх виробничими функціями (перегляд нових надходжень, приймання книг, прибирання та ін.) і в присутності працівників відділів.

3.12.   Контроль за зберігання видань у технологічному циклі "Комплектування, обробка та передача у відділи(секто­ри)" здійснюють завідуючі відділами: комплектування, обробки і організації каталогів, зберігання основного фонду.

У випадку втрати видання з цих відділів, відповідальність несуть працівники того відділу, в якому зна­ходилося видання на момент зникнення.

 

4. Забезпечення зберігання фондів в структурних підрозділах

 

4.1.    Всі документи зберігаються згідно з діючими норма­тивними актами.

4.2.    Завідуючі структурних підрозділів ведуть сумарний облік своїх фондів.

4.3.    Всі видання розміщуються у відділах за прийнятою системою розстановки (абетковою, систематичною та форматно-нумераційною). Працівники відділів регулярно (не рідше 4 раз на місяць) перевіряють правильність розстановки видань та здійснюють нагляд за їх фізичним станом. У разі потреби книги та періодичні видання здаються на оправлення, рестав­рацію, ксерокопіювання. Дрібний ремонт книг здійснюється працівниками відділів фондоутримувачів.

4.4.    На найбільш цінні документи, а також видання, що ко­ристуються підвищеним попитом, створюється страховий фонд на мікроносіях або у вигляді ксерокопій.

4.5.    Комплекти періодичних видань, визначених для дов­гострокового зберігання, обов'язково переплітаються.

4.6.    Читачам забороняється вхід до відділів у верхньому одязі та з сумками. До фонду відкритого доступу чи­тачі допускаються тільки під час видачі видань у присутності бібліотекаря. Працівникам бібліотеки забороняється проходити у підсобні фонди з сумками та у верхньому одязі.

4.7.    У приміщеннях відділу зберігання фондів та підсоб­них фондів функціональних відділів не дозволяється проведення зборів, нарад та інших заходів.

4.8.    Забороняється залишати відділ (сектор) без догляду бібліотечних працівників, користуватися ліфтом під час відсутності робітників відділу обслуговування та зберігання основного фонду.

4.9.    Після закінчення роботи працівник відділу фондоутримувача повинен обов'язково опечатати відділ і здати його під охорону і розписатися в книзі здачі та прийому чергувань.

4.10.  Стороннім особам вхід у відділ зберігання основ­ного фонду бібліотеки та у підсобні фонди структурних підрозділів заборонено. Вхід у книгосховище працівникам інших відділів дозволяється тільки у зв'язку з виробничою необхідністю з дозволу адміністрації (наказ директора) і відома завідувача відділу. Ці працівники можуть знаходи­тися у відділу зберігання основного фондух тільки у робочі години в присутності працівників цього відділу.

Відчиняти і проходити в приміщення відділів фондовласників, при відсутності працівників цих відділів, адміністрації дозволяється лише у разі згоди завідувача відділу та в присутності не менш ніж двох бібліотечних працівників.

4.11.  Відповідальність за правильну організацію та зберігання фонду несуть завідувачі відділу.

4.12.  З метою виявлення фактичної наявності документів регулярно проводяться перевірки. Періодичність та форма перевірки (суцільна чи вибіркова) визначається адміністрацією.

4.13.  При зміні посадової особи, відповідальної за фонд, питання про необхідність перевірки вирішується директором бібліотеки. Передача фонду від однієї посадової особи до іншої проводиться згідно з актом здачі-прийому, який затверд­жується директором і де зазначається, що передачу здійснено з перевіркою фонду чи без неї.

Суцільні перевірки, як правило, проводяться:

- при зміні керівника відділу;

- у разі переобліку бібліотечного фонду структурного підрозділу (за винятком відділу зберігання основного фонду).

4.14.  Списання або передача видань з фонду відділу відбувається тільки на основі діючої інструкції "Про порядок виключення застарілих за змістом та зношених видань і ма­теріалів з бібліотечних та довідково-інформаційних фондів". При цьому обов'язково проводиться звірка відібраних видань з генеральним каталогом працівниками того відділу, що проводить списання або спеціально створеною робочою групою. Списання видань, що є в єдиному примірнику, може проводитися тільки після схвалення комісією, яка складається з працівників бібліотеки. Очолює цю комісію заступник дирек­тора з внутрішньобібліотечної роботи.

4.15.  Бібліотека має право на списання документів із фонду міського абонемента, відділу літератури з мистецтва, відділу літератури іноземними мовами, якщо користувач вибув у невідомому напрямку, в разі смерті користувача (на підставі довідок органів внутрішніх справ (адресного бюро)), а також на підставі довідок з судових органів про неможливість стягнення боргу.

4.16.  Один раз на рік бібліотека має право списувати літературу, зниклу з фондів відкритого доступу та виставок з невідомих причин, якщо своєчасно після виявлення пропажі було проведено розслідування і складено акт комісією.

Вилучення загублених та пошкоджених видань прово­диться тільки після ретельної перевірки дійсної відсутності осіб, винних у втраті видань з відкритого доступу за умови вжиття бібліотекарями необхідних заходів з метою попередження втрат.

Списання недостачі проводиться у розмірі одного відсотка обсягу відкритого фонду згідно з рішенням комісії по роботі з фондом.

4.17.  У виключних випадках бібліотека має право списати ви­дання, що були неповернені читачами, якщо вартість оформлен­ня нотаріального напису для передачі в суд перевищує кратну вартість неповерненого видання.

4.18.  Документи, застарілі за змістом, непрофільні, такі, що не підлягають депозитарному зберіганню, а також з обмінного фонду, не замовлені іншими бібліотеками протягом року після опублікування в списках обмінних фондів чи інших реклам­них матеріалах, можуть бути реалізовані.

Документи, не замовлені бібліотеками і не реалізовані населенню, списуються і здаються заготівельним організаціям вторинних ресурсів.

4.19.  Бібліотека має право проводити внутрішньодержав­ний та міжнародний обмін рівноцінними документами відповідно до нормативних актів.

4.20.  Передача документів іншим бібліотекам здійснюється в межах України безкоштовно згідно з нормативними актами. За кордон документи передаються безкоштовно лише у випадках, пе­редбачених відповідними міждержавними угодами, а також для комплектування бібліотек діаспори.

 

5. Зберігання фонду в процесі використання

 

5.1.   Документи з фондів бібліотеки надаються в користу­вання читачам та абонентам згідно з "Правилами користування Херсонською обласною універсальною науковою бібліотекою ім. Олеся Гончара" у читальних залах, на абонементі та по МБА.

5.2.   Режим входу і виходу читачів, користування фондами з відкритим доступом, виставками, визначається Правилами бібліотеки.

5.3.   Забороняється видача видань без запису в облікові форми (формуляри, журнали…), відмітка в контрольному листку про видачу видань обов'язкова.

5.4.   Контроль за виносом видань читачами здійснюють всі працівники відділів обслуговування та працівники відділу реклами бібліотеки та статистики.

5.5.   Забороняється видача читачам додому:

-    видань з відділу зберігання основного фонду та фондів читальних залів, крім документів, що підлягають видачі через "Нічний абонемент" та "абонемент вихідного дня" (див. відповідні Положення);

-    документів з відділу рідкісних видань;

-    довідкових видань, словників, енциклопедій тощо;

-    видань, що є в єдиному примірнику;

-    видань, що не пройшли обробки;

-    літератури до 1923 року видання.

Примітка: Дозволяється видача читачам додому нот з фонду відділу літератури з мистецтва та художньої літератури з фонду відділу літератури іноземними мовами.

5.6.   Працівники відділів, що видають літературу за межі бібліотеки, постійно виявляють заборгованість читачів, або­нентів МБА і здійснюють роботу по її ліквідації.

5.7.   При одержанні літератури в користування читач по­винен уважно продивитися видання і про виявлені дефекти повідомити бібліотекаря.

5.8.   При поверненні читачем видань бібліотекар зо­бов'язаний їх перевірити і поставити підпис на обліковій формі.

5.9.   При замовленні читачем документів з відділу зберігання основного фонду, працівники цього відділу перевіряють їх під час видачі у структурні підрозділи, що замовляють видання і після їх повернення (при цьому бібліотекар, що видає та приймає видання, ставить свій підпис на читацькій вимозі.)

5.10.  Відповідальність за пошкодження видань несе особа, яка не виконала попередні три пункти (п.5.7, п.5.8, та п.5.9.).

5.11.  Видача видань з відділу зберігання основного фонду здійснюється за листком вимоги читача, на якому обов'язково повинні бути підпис читача та номер його читацького квитка, прізвище бібліотекаря, що прийняв замовлення, вказано відділ або сек­тор.

5.12. Бібліотекар відділу зберігання основного фонду кожен день збирає літературу та перевіряє бронеполицю. Література на бронеполиці, як правило, не повинна затримуватись більш як на три-п'ять днів.

5.13.  Співробітники бібліотеки можуть брати додому літературу з відділу зберігання основного фонду, якщо це не єдиний примірник, на обмежений термін, який встановлюють працівники відділу зберігання основного фонду (але цей термін не повинен перевищувати один місяць).

5.14.  Обслуговування співробітників проводиться в обу­мовлений час і в порядку, встановленому дирекцією бібліоте­ки.

5.15.  Видання з відділу зберігання основного фонду видавати заборонено:

-    співробітникам, що працюють тимчасово;

-    працівникам, що працюють в бібліотеці менше одного року;

-    колишнім працівникам;

-    співробітникам, що знаходяться у декретній відпустці та у відпустці по догляду за дитиною;

-    студентам, що проходять практику на базі бібліотеки;

-    технічному персоналу;

-    працівникам, що працюють за сумісництвом.

Ці категорії працівників обслуговуються на абонементі та в читальних залах на загальних підставах.

5.16. При звільнені або виході в декретну відпустку працівник повинен підписати обхідний лист.

5.17. Завідувачі відділами повинні знайомити нових співробітників з працівниками інших відділів та повідомляти завідуючим відділами, що видають літературу додому, про звільнення або вихід у відпустку по догляду за дитиною своїх співробітників.

 

6. Взаємозв`язки підрозділів бібліотеки

з відділом зберігання основного фонду та між собою

 

6.1.  Документи з відділу зберігання основного фонду та відділів фондоутримувачів можуть бути видані (тимчасово пере­дані) іншим підрозділам бібліотеки для організації ви­ставок, масових заходів, з виробничої необхідності.

6.2.  Документи з відділу зберігання основного фонду працівникам відділів видаються під особисту відповідальність і записуються в їх чи­тацький формуляр. Працівник, що одержує літературу, роз­писується за кожний примірник і повертає літературу відразу після закінчення експонування виставки, проведення заходу.

6.3.  Працівники відділу зберігання основного фонду зобов'язані контролювати строки повернення літератури.

6.4.  Видання, що передаються з одного відділу до іншо­го, в т.ч. періодичні, передаються за актом, до якого до­дається список цих видань. Завідувачами відділами обов'язково робиться відповідний запис у сумарній книзі. Працівники тих структурних підрозділів, що одержали літературу, повинні зробити відповідні позначки в читацькому каталозі (абетковому та систематичному), дати дані про це у відділи обробки та каталогізації літератури і відділ зберігання основного фонду. Працівники відділу зберігання основного фонду, що відповідають за ведення індикаторної картотеки роблять відповідні перестановки в індикаторах цих відділів.

 

7. Відповідальність за зберігання фонду

 

7.1.    Відповідальність за зберігання фонду бібліотеки несуть як читачі, так і працівники бібліотеки і регламен­тується вона відповідними законодавчими актами (ст.19, 20 Зако­ну "Про бібліотеки та бібліотечну справу").

7.2.    Матеріальна відповідальність бібліотечних працівників обмежується розміром заподіяних збитків.

Примітка: Працівники відділів фондоутримувачів укладають договір про колективну відповідальність за зберігання даного фонду.

7.3.   За повернення взятої у відділі зберігання основного фонду літератури, необхідної для організації виставок, переглядів, проведення масових заходів та з виробничої необхідності відповідальність несе особисто той працівник, який розписався в формулярі.

7.4.   За зберігання літератури, що експонується на виставці, нарівні з співробітником, що взяв цю літературу в відділі зберігання основного фонду, несуть відповідальність бібліотекар-контролер та співробітники того відділу, в якому експонується виставка.

7.5.   В разі експонування виставки, перегляду та ін. більш як на один місяць працівник відділу зберігання основного фонду має право пе­ревірити наявність видань.

7.6.   Перевірка видань, які були взяті відділами для обслу­говування читачів, здійснюється кожен день. Якщо було вияв­лено зникнення або пошкодження видань, працівник відділу зберігання основного фонду негайно повідомляє про це адміністрацію.

Адміністрацією визначається склад комісії, яка прово­дить розслідування цього факту, виявляє винуватця і ви­носить рішення про відшкодування вартості пошкоджених або зниклих видань шляхом відрахування із заробітної плати вин­ного працівника.

7.7.    Рішення про відшкодування вартості пошкоджених або зниклих видань виноситься не пізніше ніж через один місяць після виявлення факту.

7.8.    В тому разі, коли конкретний винуватець не вста­новлений, відповідальність несуть всі працівники даного відділу або сектору.

7.9.    Працівники бібліотеки, що загубили або пошкодили видання, яке брали для особистого користування, несуть відповідальність на загальних підставах.

7.10.  Працівники бібліотеки зобов'язані дотримуватись встановлених правил обліку, зберігання і використання фонду, і несуть відповідальність за їх порушення. Працівники бібліотеки несуть повну або часткову ма­теріальну відповідальність за недостачу або пошкодження до­кументів, якщо збитки заподіяні через недбалість у роботі або свідоме порушення встановлених правил обліку, зберігання та використання фонду. У цьому випадку матеріальна відповідальність працівників бібліотеки визначається розміром заподіяної з їх вини шкоди, але не повинна перевищувати се­реднього місячного заробітку.

Покриття шкоди працівниками проводиться за розпоряджен­ням генерального директора бібліотеки, а генеральним директором та його заступниками – за розпорядженням вищепоставленого органу шляхом відрахування із зарплати. Розпорядження має бути зроблене не пізніше двох тижнів з дня виявлення заподіяної шкоди і не може виконуватись раніше семи днів з дня повідом­лення про це працівникові. Якщо працівник не згоден з відрахуванням або його розміром, трудовий спір за його заявою розглядається в порядку, передбаченому законодавством.

Працівники бібліотеки можуть добровільно покривати за­подіяну шкоду шляхом заміни втрачених видань або внесення від­повідної грошової суми на рахунок бібліотеки.

7.11.  Відповідальність за зберігання документів, одер­жаних по міжбібліотечному абонементу (МБА), несе бібліотека-абонент на підставі бланка замовлення, факсограми, теле­тайпограми, фототелеграми тощо. В разі пошкодження або втра­ти документів, одержаних по МБА, абонент повинен замінити їх ідентичним примірником (оригіналом або копією) за домов­леністю з бібліотекою-фондоутримувачем чи внести грошове відшкодування згідно з п.7.11 цієї інструкції.

Відповідальність за документи, втрачені під час переси­лання, несуть поштові відділення зв'язку згідно з нормативни­ми актами Міністерства зв'язку України.

7.12.   3а навмисне псування і розкрадання документів з бібліотечного фонду користувачі бібліотеки, як і її працівники, притягуються до кримінальної відповідальності згідно з чин­ним законодавством.

7.13.   Громадяни України, підприємства, організації, установи, які заподіяли шкоду бібліотечному фонду, несуть матеріальну відповідальність згідно з чинним законодавством.

Відповідальність за документи, втрачені (пошкоджені) неповнолітніми користувачами, несуть батьки, опікуни, піклувальники, заклади та установи, під наглядом яких перебувають ці особи.

7.14.  Читачі, які втратили твори друку та інші матеріали з фонду бібліотеки або заподіяли їм шкоду, зобов'язані по­вернути такі ж або замінити їх іншими, визнаними бібліотекою рівноцінними, а при неможливості заміни, відшкодувати втрати по відновленню видання (вартість копії і оправи) або оплати­ти вартість видання в кратному розмірі. Спосіб розрахунку та кратність за втрачені видання визначаються бібліотекою в за­лежності від цінності видання. Шкода, що була нанесена бібліотеці читачами компенсується добровільно або через судові органи в безспірному порядку на основі виконавчого напису нотаріуса.

Відшкодування вартості втрачених документів, придбаних за валюту, здійснюється у національній грошовій одиниці за діючим на момент втрати документів валютним курсом, встанов­леним Національним банком України.

7.15.  Кожен читач несе відповідальність за зберігання та своєчасне повернення в бібліотеку видань, що надаються йому в користування.

7.16.  За порушення правил користування фондом (а саме; навмисне пошкодження видань; крадіжка; неповернення видань, що були видані читачу додому, до бібліотеки; порушення громадсько­го порядку; відмова від сплати відшкодування за втрачені або пошкодженні видання або пені за неповернення літератури в строк і т. ін.) читачі та абоненти можуть бути позбавлені права користування бібліотекою і до них можуть бути застосовані заходи громадського впливу (написання листів до керівництва установи, в якій працює читач, вивішення списків в прізвищами цих читачів у бібліотеці, в інших місцях…)

7.17.   Термін, на який читачі позбавляються права ко­ристування бібліотекою, встановлюється заступником директора з внутрішньобібліотечної роботи на основі доповідної записки завідувача того відділу, що позбавляє, і обов'язково обумов­люється для читача. В доповідній записці вказується причина позбавлення та строк. На основі доповідної записки видається наказ, що підписується генеральним директором. Доповідні записки зберігаються у за­ступника директора з внутрішньобібліотечної роботи. Один примірник наказу зберігається у секретаря, другий – в відділі реклами бібліотеки та статистики.