Порядок організації перевірки фонду Херсонської обласної універсальної наукової бібліотеки ім. Олеся Гончара

(Інструкція)

 

1.      Загальні положення

 

1.1.   Дана інструкція встановлює єдиний порядок організації перевірки фонду Херсонської обласної універсальної наукової бібліотеки ім. Олеся Гончара.

1.2.   Перевірка фонду – це переоблік документів (звірка кожної одиниці фонду з документами індивідуального обліку), який проводиться з метою встановлення фактичної їх наявності у фонді та відповідності обліковим документам.

1.3.   Перевірці підлягають усі види документів (у т.ч. аудіовізуальні (далі АВД) та електронні видання), що зберігаються в основному, підсобному та спеціалізованому фонді бібліотеки. Перевірка документів проводиться за їх місцезнаходженням. Форма перевірки (суцільна чи вибіркова) визначається адміністрацією.

1.4.   Перевірка здійснюється:

-    відповідно до "Перспективного плану перевірки фондів структурних підрозділів Херсонської ОУНБ ім. Олеся Гончара";

-    при зміні посадової особи, відповідальної за фонд;

-    у випадках переміщення фонду (переїзд, ремонт);

-    у випадках стихійного або техногенного лиха чи при виникненні надзвичайних обставин (пожежа, повінь, землетрус тощо) – терміново після ліквідації лиха або надзвичайних обставин;

-    при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування документів – на день установлення таких фактів;

-    для підтримки фонду у робочому стані (поточні робочі перевірки);

-    згідно з розпорядженнями судових та слідчих органів.

Примітка:

При зміні посадової особи, відповідальної за фонд, передача фонду здійснюється згідно з Актом здачі-прийому, який підписується членами комісії, особою, яка передає фонд і особою, яка його приймає. Акт затверджується генеральним директором бібліотеки.

Зміна посадової особи, відповідальної за фонд, може проходити без перевірки фонду у тому випадку, якщо:

-     суцільна перевірка фонду даного структурного підрозділу проведена в поточному році;

-     особа, яка відповідальна за фонд, терміново звільнена.

При цьому в Акті здачі-прийому зазначається, що передачу фонду здійснено без його перевірки.

-   До моменту передачі матеріальну відповідальність за стан зберігання фонду несе попередній завідувач. Після затвердження акта на передачу фонду новий завідувач несе матеріальну відповідальність за зберігання прийнятого фонду.

1.5.   Основним завданням перевірки є:

-    виявлення фактичної наявності документів;

-    виявлення недостачі, виявлення недоліків в обліку документів і зберігання фонду, а також помилок у веденні облікових форм (інвентарних і сумарних книг, індикаторів, службових каталогів тощо).

-    дотримання працівниками вимог "Інструкції про зберігання фонду Херсонської обласної універсальної наукової бібліотеки ім. Олеся Гончара";

1.6.   Періодичність перевірки бібліотечного фонду визначається "Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів…" (1998 р.), "Методичними рекомендаціями з бухгалтерського обліку бібліотечних фондів", що затверджені Наказом МКіТ України від 27.03.2008р. № 321/0/16-08 і "Інструкцією про зберігання фонду Херсонської ОУНБ ім. Олеся Гончара" і здійснюється з урахуванням їх цінності та обсягів:

-    окремі найбільш цінні видання – щорічно;

-    цінні книжкові колекції з фонду бібліотеки, а також документи, що внесені до Державного реєстру національного надбання України (в т.ч. краєзнавчі) – 1 раз на 3 роки;

-    краєзнавчі документи та документи видані до 1945 р. – один раз на 5 років;

-    інші фонди – поетапно, залежно від обсягів і цінності Основою для перевірки фонду є наказ генерального директора бібліотеки.

 

2. Організація перевірки

 

2.1.    Для організації перевірки створюється комісія з числа працівників бібліотеки, до складу якої обов'язково входять: заступник генерального директора з внутрішньобібліотечної роботи, який очолює комісію; завідувач відділу, фонд якого підлягає перевірці; представник бухгалтерії та завідувачі відділів зберігання основного фонду і відділу комплектування.

У разі зміни завідувача структурним підрозділом до складу комісії обов'язково включається той, хто приймає фонд.

2.2.   Комісія розглядає методику перевірки фонду і календарний план; здійснює контроль за ходом перевірки; розглядає пояснення, отримані від особи, яка припустилася недостачі документів, а також інших порушень і недоліків в роботі; підводить підсумки перевірки; складає протокол з висновками та пропозиціями щодо порядку врегулювання виявлених недостач і втрат, а також щодо попередження виявлених недоліків; складає акт.

Примітка:

-     Методика і календарний план перевірки фонду затверджується заступником генерального директора з внутрішньобібліотечної роботи. Комісія обговорює спірні питання, що виникають в ході перевірки, приймає за ними рішення. Засідання комісії оформляється протоколом.

-     Для електронних документів на зйомних носіях перевірка здійснюється за одиницями обліку і зберігання, при цьому перевіряється також зберігання інформації в електронних документах.

-     перевірка електронних документів локального доступу здійснюється за кількісними показниками (кількість файлів), а також за контрольними сумами, які дозволяють виявити зміни в документах.

2.3.   Члени комісії з перевірки фонду несуть відповідальність за:

дотримання термінів і порядку проведення перевірки відповідно до наказу генерального директора;

повноту і достовірність даних перевірки;

правильність оформлення матеріалів перевірки відповідно до встановленого порядку.

2.4.   Перевірка фонду включає 3 етапи: підготовча робота; перевірка фонду; підбиття підсумків і оформлення наслідків роботи.

2.5.   За проведення підготовчого етапу відповідає завідувач структурного підрозділу, фонд якого підлягає перевірці.

Підготовчий етап включає:

-    розробку методики проведення перевірки та складання календарного плану роботи;

-    уточнення правильності розстановки фонду;

-    виключення з фонду зношених та застарілих за змістом видань, дублетних та непрофільних документів тощо;

-    усунення заборгованості читачів та абонентів (у відділах, що обслуговують користувачів).

2.6.   Основний етап включає перевірку фонду, що проводиться одним із способів:

-    перевірка за інвентарними книгами;

-    перевірка за допомогою контрольних талонів;

-    перевірка за топографічними каталогами;

-    перевірка експрес-методом, при якому книги на полицях перераховуються, додається сума виданих користувачам і підсумок звіряється з сумарною книгою.

Примітка:

-    Перевірка фонду за інвентарними книгами проводиться у виключних випадках.

-    Перевірка за допомогою контрольних талонів може проводитися як традиційно, так і з використанням замість талонів комп'ютерних роздруківок.

2.7.   Завідувач структурним підрозділом, в якому здійснюється перевірка фонду, зобов'язаний:

-    організувати роботу з перевірки фонду свого підрозділу;

-    розподілити обов'язки між працівниками і провести інструктаж;

-    систематично перевіряти якість їх роботи (проведення перевірки);

-    вести облік перевірених документів;

-    забезпечити зберігання індикаторів і контрольних талонів;

-    оформити підсумки перевірки.

2.8.    Під час перевірки фонду на обороті титульної сторінки документа робиться помітка про перевірку (штемпель і рік перевірки).

2.9.    Використані контрольні талони зберігаються до наступної перевірки в тій послідовності, в якій вони звірялися з обліковими документами.

2.10.  На документи, що не були знайдені в ході перевірки фонду, складаються список або картотека, за якими протягом 2-х місяців здійснюється:

-    уточнення бібліографічного опису та правильності класифікаційних індексів і шифрів зберігання – за генеральним каталогом у відділі обробки, систематизації документів і організації каталогів;

-    уточнення інвентарних номерів – за інвентарними книгами у відділі комплектування;

-    перевірка актів (і списків до них) про вилучення документів з фонду відділу, в якому здійснювалась перевірка – у відділі комплектування;

-    перевірка записів про видачу документів користувачам – за читацькими формулярами та картотеками видачі;

-    розшук в інших структурних підрозділах бібліотеки документів, не виявлених під час перевірки.

2.11.   Останній етап перевірки включає оформлення наслідків роботи, а саме:

-    складання завідувачем відділу, фонд якого підлягав перевірці, списку відсутніх документів (якщо такі документи будуть виявлені), який подається на розгляд комісії по перевірці фондів, (див. Додаток № 1).

 

3. Підведення підсумків перевірки

 

3.1.   У випадку виявлення недостачі документів комісія проводить розслідування її причин.

3.2.   Комісія розглядає пояснення, отримані від осіб, які припустилися недостачі документів, а також інших порушень і недоліків в роботі, виявлених під час перевірки.

3.3.   Приймає рішення щодо врегулювання розходжень між фактичною наявністю документів і даними обліку фонду, якщо такі розходження будуть встановлені в ході перевірки.

3.4.   Розглядає заходи, яких необхідно вжити задля попередження втрат документів.

3.5.   Свої висновки та пропозиції комісія вносить до Протоколу та складає Акт перевірки фонду (див. Додаток 2, 3) в 2-х примірниках. Акт з висновками комісії та списком (в 2-х примірниках), підписаний усіма членами комісії, передається на затвердження генеральному директору.

3.6.   Затверджені акти передаються до відділу зберігання основного фонду, де зберігаються до наступної перевірки.

3.7.   За результатами перевірки видається Наказ генерального директора, в якому дається оцінка діям комісії, передбачаються заходи щодо усунення виявлених в ході перевірки недоліків та покращання зберігання фонду тощо.