1. Загальні положення
1.1. Цією інструкцією визначаються загальні правила і порядок вилучення документів з фонду бібліотеки.
1.2. Документи з фонду бібліотеки вилучаються з таких причин: зношеність, застарілість за змістом, втрата читачами, передача до обмінно-резервного фонду (далі – ОРФ), зниклі з невідомих причин, крадіжки, пошкоджені в результаті стихійного лиха, аварії, закінчення строку зберігання (періодичні видання та видання тимчасового зберігання).
1.3. Документи вилучаються з фонду за необхідністю на основі постійного його вивчення, бажано не рідше одного разу на квартал. Заявки на вилучення подаються у відділ комплектування протягом року – до грудня місяця.
2. Порядок виявлення і відбору документів для вилучення з бібліотечного фонду
2.1. Зношеними вважаються документи, які в процесі багаторазового використання читачами дійшли стану, що ускладнює чи робить неможливим їх подальше використання, і які не підлягають за своїм станом ремонту або реставрації.
2.2. Застарілими за змістом вважаються документи, що втратили свою інформованість і актуальність.
2.3. Втраченими вважаються документи, загублені чи не повернені читачами, а також ті, що зникли при поштових пересилках.
2.4. Передачі до ОРФ підлягають непрофільні документи, а також при наявності їх у великій (зайвій) кількості, яких забагато для наявного читацького попиту.
2.5. Зниклими з невідомих причин вважаються документи, які не виявлені на місці в умовах відкритого доступу читачів до фонду, під час експонування на виставках, а також в результаті переобліку бібліотечного фонду.
2.6. Списанню по закінченню строку зберігання підлягають дублетні періодичні видання, брошури, буклети, листівки, інформаційні та інші матеріали, що мають вказівки про певний строк зберігання.
2.7. Один примірник всіх періодичних видань, що одержувала бібліотека, зберігається у відділі зберігання основного фонду за всі роки.
2.8. Пошкодженими в результаті стихійного лиха, аварії вважаються документи, які непридатні для подальшого використання.
2.9. Виявлення і вилучення документів проводиться шляхом суцільного перегляду фонду. При підготовці до вилучення відділи звіряють документи з довідковим апаратом бібліотеки, при цьому встановлюється кількість примірників, що залишаються у фонді, наявність виправлених і доповнених перевидань, забезпеченість теми (проблеми).
2.10. Про всі випадки вилучення останнього примірника видання з фонду бібліотеки повідомляється голові комісії по роботі з фондом.
3. Порядок вилучення документів з фонду бібліотеки
3.1. Відібрані документи завідувач відділу, з фонду якого вони вибувають, розподіляє на групи за причинами вилучення і подає заявку на перегляд їх постійно діючій комісії, яка призначається наказом генерального директора.
3.2. Члени комісії встановлюють обґрунтованість рішення про вилучення документів у відповідності з установленими причинами і дають дозвіл на списання. У випадку, коли потрібна порада компетентних спеціалістів, вони запрошуються їх для консультацій.
3.3. Список переглянутої комісією літератури передається до відділу комплектування, де йому призначають порядковий номер і звіряють з інвентарними книгами.
Потім список знову передається у відділ, з якого вилучаються видання, для складання акту. Підписує акт і несе відповідальність за правильність його складання завідувач відділу, з фонду якого вилучаються документи.
3.4. В один акт включається не більше 300 документів, що списуються з однієї причини.
3.5. Акт складається в двох примірниках зі списком (для книг, які вилучаються за причинами: зношені, застарілі за змістом, дозволяється використовувати титульні листи з проставленими на них інвентарними номерами, шифром, місцем і роком видання, прізвищем автора або упорядника, ціною).
Документи у списку або титульні листи розміщуються у порядку зростання інвентарних номерів. На документи, що передаються до ОРФ, складається акт в трьох примірниках, списки – в двох. Акти і списки до них оформлюються чітким почерком, без скорочень, за установленою формою. Виправляння у акті не допускаються.
3.6. При складанні списку, що включає документи, які знаходяться на балансі і ті, що не підлягають запису до інвентарних книг, останні розміщуються в кінці його. При цьому не вказується їх вартість, вона не входить і в загальну суму акту.
3.7. При вилученні з фонду видань, які не значаться на балансі, акт і список складаються в одному примірнику для відділу комплектування, їх вартість в списку і загальна сума в акті не вказується. В бухгалтерію акт не передається.
3.8. Вилучення документів, загублених чи пошкоджених читачами, відбувається на підставі записів у формулярах, які засвідчують загублення чи пошкодження, а також даних "Зошиту обліку книг, прийнятих замість загублених", чи документів про сплату компенсації за загублений документ.
Акт на списання оформлюється одночасно з актом на прийняття творів друку та інших матеріалів, що надійшли замість загублених.
Вилучення документів, за які одержано грошову компенсацію, оформлюється окремим актом. У списку до акту в окремій графі треба вказати № і дату документа про сплату компенсації за загублений документ.
Примітка. Вартість документа визначається згідно з Постановою Кабінету Міністрів України за №229 від 7 травня 1992 року "Про проведення загальної переоцінки основних фондів заліку взаємної заборгованості підприємств та поповнення оборотних коштів державних підприємств і організацій".
Вартість документів, що мають особливу наукову, художню, історичну та іншу цінність, визначається в десятикратному розмірі проіндексованої ціни.
3.9. Списання документів, не повернених читачами без відшкодування збитків (у разі смерті читача чи відсутності відомостей про місце проживання, роботи, навчання, а також якщо заборгованість не ліквідована за виконавчим написом або судовим позовом), відбувається за актом на підставі документів, що засвідчують неможливість стягнення заборгованості. Відповідні документи додаються до акту.
3.10. Вилучення документів, потерпілих від стихійного лиха, а також в результаті переліку бібліотечного фонду, зниклих з невідомих причин, проводиться за участю громадських організацій (бібліотечної ради). При цьому складається акт на факт пропажі, протокол засідання бібліотечної ради і акт на вилучення видань.
3.11. Вартість документів, що списуються, зарахованих до субрахунку 018 балансу "Бібліотечний фонд" до 1 травня 1992 року (орієнтовано це інвентарні номери – книги: 981601-982263, 986601-987754; ноти: 84651-84691, 74651-79214; образотворчі видання: 7976-7996, 2976-3645; грамплатівки: 13455; касети, бобіни: 79; діафільми: 723; діапозитиви: 8524; мікрофільми: 84; відеофільми: 92) визначається згідно з Постановою Кабінету Міністрів України за №229 від 7 травня 1992 р. "Про проведення загальної переоцінки основних фондів заліку взаємної заборгованості підприємств та поповнення оборотних коштів державних підприємств і організацій" і лист Мінстату, Мінекономіки, Мінфіну і Фонду державного майна України від 04.08.93 р. "Порядок індексації балансової вартості основних фондів підприємств, організацій та установ у зв’язку з підвищенням цін", тобто ціна документу помножується на 9 і 24.4, 18. Вартість фондів, що зараховані на баланс після 1 травня 1992 року до 1 січня 1993 року (книги: 982264-986600, 987755-991600, 991601-996115; ноти: 79214-79297, 84692-84722; образотворчі видання: 3645-3701, 7980; грамплатівки: 13456-13807; діапозитиви: 8524-8768; діафільми: 722-756; відеофільми: 93-98; касети, бобіни: 79-83; мікрофільми: 82-83) збільшуються на 12,18. Вартість документів, виданих до 1961 року, приводиться у списку в новому масштабі цін.
3.12. Відділи бібліотеки, які одержують дублетні комплекти періодичних видань, на початку кожного року передають їх до відділу зберігання основного фонду, де з них формується обов’язковий примірник для подальшого зберігання. Всі інші періодичні видання відділ зберігання основного фонду списує на підставі закінчення строку зберігання.
3.13. Після складання акт знову підписується всіма членами комісії і передається на затвердження генеральному директору бібліотеки.
3.14. Список (або титульні листи) до затвердженого акта передається відділу зберігання основного фонду для вилучення індикаторних карток. Працівники відділу роблять примітку на списку, що вони вилучені з індикатора відповідного відділу.
Індикаторні картки, або титульні листи передаються до відділу обробки. При прийомі карток працівник відділу обробки робить помітку: "Картки в кількості ____ прийняті. Дата. Підпис".
3.15. Відділ обробки, систематизації документів та організації каталогів вилучає картки на списані видання з генерального і читацького абеткового, а також систематичного читацького каталогів.
З каталогів своїх відділів картки вилучають працівники відповідних підрозділів бібліотеки.
3.16. Відділ обробки, систематизації документів та організації каталогів передає індикаторні картки, список або титульні листки відділу комплектування, який заносить дані кожного акту в комп'ютер для ведення книги руху бібліотечного фонду і поквартально складає реєстр на вилучені документи для бухгалтерії.
3.17. Час проходження акта з моменту перегляду його комісією по вилученню до передачі у відділ комплектування для занесення в книгу сумарного обліку – 30 днів. Контроль за строком проходження акта здійснює відділ комплектування.
3.18. Завідувача відділами, з фондів яких вибувають документи, щоквартально вносять відповідні дані в книгу сумарного обліку фонду відділу.
3.19. Вилучені видання здаються місцевим організаціям вторинної сировини. Квитанції про їх здачу передаються до бухгалтерії.
3.20. Акти про вилучення документів з фонду бібліотеки і списки, що додаються до них, зберігаються 10 років, після чого підлягають знищенню за встановленим порядком без затвердження архівними установами.
