ЗАТВЕРДЖЕНО
наказ
Міністерства юстиції України
від 25.10. 2012 р.
№ 1571/5
ТИПОВА ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства у центральних державних архівних установах України, Державному архіві в Автономній Республіці Крим, державних архівах областей, міст Києва і Севастополя
I. Загальні положення
1.1. Інструкція встановлює загальні положення щодо функціонування служб діловодства у центральних державних архівних установах України, Державному архіві в Автономній Республіці Крим, державних архівах областей, міст Києва і Севастополя (далі - установи), вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами в установах незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.
1.2. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами в діловодстві установи, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами.
1.3. Типова інструкція з діловодства у центральних державних архівних установах України, Державному архіві в Автономній Республіці Крим, державних архівах областей, міст Києва і Севастополя (далі - Інструкція) підготовлена на підставі Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242, ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів", затвердженого наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 7 квітня 2003 року № 55 (далі - ДСТУ 4163-2003).
1.4. Установи організовують діловодство на підставі власних інструкцій з діловодства (далі - інструкції установ), що розробляються на підставі цієї Інструкції, а також національних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію (далі - національні стандарти).
Технології автоматизованого опрацювання задокументованої інформації в установі повинні відповідати вимогам інструкції установи.
1.5. Відповідальність за організацію діловодства в установах несуть їх керівники.
За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем'єр-міністра України, актах Верховної Ради Автономної Республіки Крим та Ради міністрів Автономної Республіки Крим, центральних і місцевих органів виконавчої влади (далі - акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, погодження проектів нормативно-правових актів відповідають заступники керівника установи згідно з розподілом функціональних обов'язків.
За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах установи відповідають їх керівники.
1.6. Організація діловодства в установах покладається на секретаря. Якщо в установі за штатним розписом не передбачено посади секретаря, то ведення діловодства покладається на спеціально призначену особу (далі - служба діловодства).
1.7. Основним завданням служби діловодства є встановлення в установі єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах установи. Служба діловодства відповідно до покладених на неї завдань:
- розробляє інструкцію установи з діловодства та номенклатуру справ установи;
- здійснює реєстрацію та веде облік документів;
- організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі особі, відповідальній за ведення архіву установи;
- забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами установи вимог інструкцій установ, регламентів та національних стандартів;
- вживає заходів до зменшення обсягу службового листування в установі;
- проводить регулярно перевірку стану діловодства в структурних підрозділах установи;
- бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в установі;
- здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в установі;
- забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;
- проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;
- організовує збереження документаційного фонду установи та користування ним;
- ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників установи з питань діловодства;
- засвідчує гербовою печаткою документи, підписані керівництвом установи.
1.8. Організація діловодства в структурних підрозділах установ покладається на спеціально призначену для цього особу.
II. Документування управлінської інформації
1.1. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, у яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.
1.2. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, положеннями (статутами) установ, положеннями про структурні підрозділи і посадовими інструкціями.
1.3. В установах визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про їх діяльність.
З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватися спільні документи.
1.4. Управлінську діяльність установи здійснюють шляхом видання власних наказів.
Документи, що видаються на підставі актів органів державної влади, повинні мати посилання на них у такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, повна назва (заголовок).
У межах своєї компетенції установи направляють листи для здійснення оперативних зв'язків з центральними та місцевими органами виконавчої влади, установами, що належать до сфери їх управління, сторонніми установами та організаціями, окремими громадянами.
1.5. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (наказ, рішення, протокол тощо), зумовлюється правовим статусом установи, колегіального чи дорадчого органу, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).
1.6. Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та спрямовуватись на виконання установою покладених на неї завдань і функцій.
1.7. Документ повинен містити обов'язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи - автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.
Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов'язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.
1.8. З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфіковані шляхом розроблення трафаретних текстів, які включаються до збірника (альбому) уніфікованих (типових) форм документів установи.
1.9. Установи здійснюють діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.
Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.
1.10. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 1 до цієї Інструкції.
Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.
2. Бланки документів
2.1. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.
Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) для резолюцій (доручень).
Бланки документів повинні мати такі поля (у міліметрах):
- 30 ліве;
- 10 праве;
- 20 верхнє та нижнє.
Бланки кожного виду виготовляються на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) способом.
В установах використовують такі бланки документів:
загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа) (додаток 2);
бланки для листів (додатки 3, 4);
бланк конкретного виду документа (із зазначенням на бланку назви виду документа) (додаток 5).
Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість перевищує 200 одиниць на рік.
2.2. Установи розробляють бланки документів структурних підрозділів у тому разі, коли керівник підрозділу має право підписувати документи в межах своїх повноважень, зазначених у пункті 3.27 глави 3 цього розділу.
2.3. Установи, що ведуть листування з постійними іноземними кореспондентами, можуть виготовляти бланки, реквізити яких зазначаються двома мовами: ліворуч українською, праворуч іноземною. Державний Герб України та Герб Автономної Республіки Крим на таких бланках проставляються у центрі верхнього поля. Бланки, що містять реквізити, викладені іноземною мовою, використовувати в межах України не рекомендується.
2.4. Бланки документів повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів.
Залежно від характеру діяльності установи за рішенням її керівника бланки можуть виготовлятися за допомогою комп'ютерної техніки.
2.5. Види бланків, що використовуються в установі, та порядок їх обліку визначаються інструкцією установи.
Обов'язковому обліку підлягають пронумеровані бланки.
Порядкові номери проставляються нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного боку бланка або на лівому полі лицьового боку бланка.
Рішення про необхідність обліку бланків, виготовлених установою за допомогою комп'ютерної техніки, приймає керівник установи. Особи, які персонально відповідають за облік, зберігання та використання бланків, визначаються керівником установи, про що видається розпорядчий документ.
2.6. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ, оформлюються не на бланках.
3. Оформлення реквізитів документів
3.1. Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів працівники установ оформляють їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003.
Перелік реквізитів, схеми розташування реквізитів і меж зон на форматі А 4 кутового та повздовжнього бланків зазначені у додатках 6, 7, 8 до цієї Інструкції.
3.2. Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до Постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 року № 2137-XII "Про Державний герб України", Герба Автономної Республіки Крим відповідно до нормативно-правових актів Верховної Ради Автономної Республіки Крим.
Зображення Державного Герба України, Герба Автономної Республіки Крим розміщується на верхньому полі бланка з кутовим розташуванням реквізитів над серединою найменування установи, а на бланках із поздовжнім розташуванням реквізитів у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота 17 міліметрів, ширина 12 міліметрів.
3.3. Код установи проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).
На бланках для листів зазначений код розміщується після реквізиту "Довідкові дані про установу".
3.4. Код форми документа (за наявності) розміщується згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі - ДКУД) вище назви виду документа. Рішення щодо необхідності фіксування коду форми документа приймає керівник установи окремо щодо кожного виду документа.
3.5. Найменування установи - автора документа повинне відповідати найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування установи вживається у разі, коли воно офіційно зафіксовано в зазначених документах. Скорочене найменування розміщується (у дужках або без них) нижче повного окремим рядком у центрі документа.
На бланку центральної архівної установи, центрального державного архіву розміщується найменування Укрдержархіву.
На бланку Державного архіву в Автономній Республіці Крим розміщується найменування Ради міністрів Автономної Республіки Крим, а державного архіву області, міст Києва та Севастополя найменування відповідної державної адміністрації.
Найменування структурного підрозділу установи зазначається тоді, коли він є автором документа, і розміщується нижче найменування установи.
3.6. Довідкові дані про установу містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування установи або структурного підрозділу.
Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.
3.7. Назва виду документа (наказ, звіт, доповідна записка тощо) зазначається на загальному бланку друкованим чи машинописним способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.
3.8. Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.10.2012.
У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 2 вересня 2012 року. Дозволяється вживати слово "рік" у скороченому варіанті "р.", наприклад: 3 червня 2012 р.
Якщо документ складено на бланку, під час реєстрації документа дата проставляється службою діловодства в лівій верхній частині документа на спеціально відведеному місці на бланку.
Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.
Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).
На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.
3.9. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.
Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в установі, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ тощо.
Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, вхідний чи такий, що створений в установі.
Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та індексу за номенклатурою справ або іншого індексу, що застосовується в установі, наприклад: 845/01-10, де 845 - порядковий номер, 01-10 - індекс справи за номенклатурою.
У вихідного документа реєстраційний індекс може розміщуватися у зворотній послідовності індекс за номенклатурою справ (у разі потреби може зазначатись також інший індекс, що застосовується в установі) та порядковий номер, наприклад: 02-15/258, де 02-15 - індекс справи за номенклатурою, 258 - порядковий номер.
З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 120/02-15 ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом "Для службового користування".
Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, наприклад: 41/68 для спільних розпорядчих документів або 03-14/450/02-11/208 для спільних листів.
Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.
У разі застосування автоматизованої системи реєстрації документів може використовуватись штрих-код. Для вихідних документів штрих-код включає реєстраційний індекс і дату документа та розташовується у межах, зазначених у ДСТУ 4163-2003 для реквізитів бланку, а саме: з кутовим розташуванням реквізитів - 73 міліметри від початку першого реквізиту, з поздовжнім - 77 міліметрів.
3.10. Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов'язковим і розташовується нижче або на рівні реєстраційного індексу в спеціально відведеному місці на бланку.
3.11. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування установи, цей реквізит не зазначається.
3.12. Гриф обмеження доступу до документа ("Для службового користування", "Таємно", "Цілком таємно", "Особливої важливості") оформляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується у правій частині верхнього поля документа вище реквізиту "Адресат" або "Гриф затвердження".
3.13. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:
Центральний державний архів
вищих органів влади та управління
Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата у давальному, наприклад:
Державна архівна служба
Директорові департаменту організації архівної роботи
прізвище, ініціали
У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:
Директорові Центрального державного архіву
громадських об'єднань
прізвище, ініціали
Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:
Архівним відділам
районних державних адміністрацій
Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.
Реквізит "Адресат" може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 року № 270. Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:
Центральний державний
електронний архів
вул. Солом'янська, буд. 24,
м. Київ, 03110
У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім'я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса, наприклад:
Омельчук Олексій Володимирович
вул. Сурікова, буд. 3-а, кв. 45,
м. Київ, 01001
У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.
3.14. Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належить вирішення питань, наведених у такому документі, або розпорядчим документом установи. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються розпорядчим документом установи, що видала відповідний акт.
Затвердження певних видів документів здійснюється з проставленням грифа затвердження (додаток 9).
Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор Центрального державного архіву-музею літератури і мистецтв
підпис, ініціали, прізвище
10 вересня 2012 року
У разі коли документ затверджується постановою, рішенням, наказом, розпорядженням, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖЕНО", назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад:
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ директора Центрального державного кінофотофоноархіву
ім. Г.С. Пшеничного
22 травня 2012 року № 42
Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.
У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.
3.15. Резолюція - це зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.
Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали (ініціал імені) виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.
Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу. Першою, як правило, зазначається особа, яка займає вищу посаду.
На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.
Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту "Адресат" паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.
У разі коли документ підлягає поверненню, визначається детальний порядок виконання документа або уточнюються виконавці, резолюція може оформлятися на окремих аркушах або спеціальних бланках із зазначенням реєстраційного індексу і дати документа, якого вона стосується.
3.16. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим. Заголовок формулюється працівником, який створює документ. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад, наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.
Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5 (210 х 148 міліметрів), зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.
3.17. Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.
Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери "К" чи слова "Контроль" (від руки або з використанням штампа) на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.
У разі необхідності повернення документа установі - авторові або фізичній особі відмітка про взяття його на контроль проставляється на окремому аркуші для резолюції.
3.18. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його було створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.
Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту.
Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв'язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.
Суцільний зв'язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.
Суцільний зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція установи.
У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.
Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти арабськими цифрами з дужкою.
В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а також нумеруватися римськими цифрами.
3.19. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об'єкта, а змінною конкретні характеристики.
3.20. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої, якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку слова "Продовження додатка".
3.21. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.
3.22. Додатки до документів можуть бути таких видів:
- додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);
- додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;
- додатки, що надсилаються із супровідним листом.
3.23. На додатках, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження відповідно до пункту 3.14 глави 3 цього розділу. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: "що додається" або "(додається)."
На додатках до документів, що затверджуються розпорядчими документами, робиться відмітка у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад:
Додаток 2
до Положення
(пункт 5)
3.24. Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:
Додаток
до наказу директора
Державного архіву Сумської області
19 червня 2012 року № 115
У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: "що додається", "згідно з додатком", "(додаток 1)"; "відповідно до додатка 2" або "(див. додаток 3)".
3.25. Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: "Продовження додатка", "Продовження додатка 1".
У разі наявності кількох додатків зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак "№" перед цифровим позначенням не ставиться.
Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.
Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, підписуються керівниками структурних підрозділів установи на лицьовому боці останнього аркуша додатка.
3.26. У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.
Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:
Додаток: на 7 арк. у 2 прим.
Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:
Додатки: 1. Звіт про виконання плану впровадження наукових і методичних розробок за 2011 р. на 5 арк. в 1 прим. 2. План науково-видавничої роботи на I квартал 2012 р. на 3 арк. в 1 прим.
Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:
Додаток: наказ директора Центрального державного науково-технічного архіву від 18 травня 2012 року № 23 і додатки до нього, всього на 14 арк. в 1 прим.
У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:
Додаток: згідно з описом на 2 арк.
Якщо додаток надсилається не на всі зазначені в документі адреси, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою:
Додаток: на 8 арк. у 1 прим. на першу адресу.
3.27. Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених у положеннях (статутах) про установу, положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, наказі про розподіл обов'язків між керівником установи та його заступниками тощо. У зазначених документах визначається також порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності керівника установи та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати.
Документи, що надсилаються до органів державної влади, підписуються керівником установи або за його відсутності заступником керівника. Право підпису листів інформаційного характеру, що надсилаються до інших установ, може надаватися керівникам самостійних структурних підрозділів і визначається у їх посадових інструкціях і положеннях про структурні підрозділи.
Документи, що надсилаються підприємствам, установам, організаціям, громадянам, підписуються керівником установи або його заступниками згідно з розподілом повноважень або керівниками структурних підрозділів відповідно до їхніх повноважень.
3.28. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного, якщо документ надрукований не на бланку, скороченого на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів (ініціала імені) і прізвища, наприклад:
Директор Центрального
державного архіву зарубіжної україніки підпис, ініціали, прізвище
або
Директор архіву підпис ініціали, прізвище
3.29. У разі надсилання документа одночасно кільком установам одного або вищого рівня керівник підписує всі його примірники.
У разі надсилання документа одночасно кільком підпорядкованим установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи автора, а на місця розсилаються засвідчені службою діловодства його копії.
3.30. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а в разі коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:
Директор інституту підпис ініціали, прізвище
Головний бухгалтер підпис ініціали, прізвище
У разі підписання спільного документа кількома особами, які обіймають однакові посади, їхні підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:
Директор Центрального Директор Центрального
державного історичного архіву, державного історичного архіву,
м. Київ м. Львів
підпис, ініціали, прізвище, підпис, ініціали, прізвище,
відбиток гербової печатки відбиток гербової печатки
3.31. Документи колегіальних органів (колегії, ради, комісії тощо) підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад:
Голова колегії підпис ініціали, прізвище
Секретар колегії підпис ініціали, прізвище
3.32. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов'язки, або її заступник. У такому разі обов'язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається під час підписання документа ставити прийменник "За" чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади керівника слів "Виконуючий обов'язки" або "В. о." здійснюється у разі заміщення керівника за наказом (розпорядженням).
3.33. Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством.
3.34. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.
3.35. У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.
3.36. Погодження може здійснюватись як в установі посадовими особами, які відповідно до їхньої компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).
3.37. Внутрішнє погодження оформляється шляхом проставляння візи. Віза включає: особистий підпис, ініціали (ініціал імені) і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи.
3.38. Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в установі.
3.39. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка:
Начальник відділу забезпечення збереженості документів
підпис, ініціали, прізвище
Зауваження і пропозиції додаються.
Дата
Про наявність зауваження обов'язково повідомляють особі, яка підписує документ.
3.40. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту.
3.41. Порядок візування певних видів документів зазначається в інструкції установи.
3.42. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.
3.43. Якщо під час візування з'ясується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.
3.44. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище і дату, наприклад:
ПОГОДЖЕНО
Директор Українського науково-дослідного
інституту архівної справи та документознавства
підпис, ініціали, прізвище
Дата
3.45. Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання експертно-перевірної комісії
Державного архіву Вінницької області
8 жовтня 2012 року № 11
3.46. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.
3.47. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:
Аркуш погодження додається.
Аркуш погодження оформляється за такою формою:
АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ
Назва проекту документа
Найменування посади підпис ініціали (ініціал імені), прізвище
Дата
Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою.
3.48. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою установи.
Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається в інструкції установи на підставі нормативно-правових актів та примірного переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою (додаток 10).
3.49. Відбиток печатки, на якій зазначено найменування установи або її структурного підрозділу (без зображення герба), ставиться також на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.
Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "МП".
3.50. Наказом керівника установи визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.
3.51. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника установи, його заступників або керівника структурного підрозділу. Установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній, а також у разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їхніх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою, а також під час формування особових справ працівників установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).
Це правило не поширюється на державні архіви, що здійснюють видавання архівних копій та витягів з документів, що перебувають на зберіганні в цих архівах.
Відмітка "Копія" проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.
3.52. Напис про засвідчення документа складається із слів "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа "Підпис", наприклад:
Згідно з оригіналом
Провідний спеціаліст відділу формування
Національного архівного фонду та діловодства підпис ініціали, прізвище
15.06.2012
Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування відповідної установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) установи.
3.53. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах установи (відпусках), текст бланків не відтворюється, а зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки служби діловодства, наприклад:
Дата, індекс документа
______________________________________________________
Директор ініціали, прізвище
Згідно з оригіналом
Провідний спеціаліст відділу формування підпис ініціали, прізвище
Національного архівного фонду та
діловодства
відбиток печатки служби діловодства
25.05.2012
Публікації документа
• http:/www.zakon2.rada.gov.ua/Laws/show/v1571323-12/card6#Publik
