Обслуговування віддалених користувачів

Обслуговування традиційними засобами, зокрема МБА

1.

Зареєструвати абонента МБА, який звернувся вперше

один користувач

3 хв

2.

Перереєструвати абонента МБА

один користувач

2 хв

3.

Заповнити бланк-замовлення, проставити реєстраційний номер, дату

одне замовлення

3 хв

4.

Уточнити вказані абонентом відомості про замовлений документ, мету замовлення, джерело отриманих відомостей

одне замовлення

1 хв

10 с

5.

Бібліографічне доопрацювання замовлення. Уточнити бібліогра-фічні відомості за довідковим апаратом

одне замовлення

30 хв

6.

Перевірити наявність документа, який запитується, у бібліотеках міста, області, району, у т.ч. за зведеними каталогами

один документ

11 хв

7.

Надіслати бланк-замовлення з проставленою позначкою (штемпе-лем) "Немає" до галузевого, універсального центру або до бібліотеки (орган інформації) за даними зведених каталогів

одне замовлення

1 хв

8.

Записати відомості про надіслане замовлення за МБА (назва бібліотеки, дата) зі зворотного боку бланка - замовлення

один запис

1 хв 10 с

9.

Поставити бланк - замовлення в "Картотеку запитів користувачів за МБА" за роздільником "Запити за МБА, надіслані до інших бібліотек"

одна вимога

22 с

10.

Прийняти документ, надісланий за МБА. Розкрити бандероль, перевірити стан документа, зазначити дату отримання і назву бібліотеки, що надіслала документ, інвентарний номер, термін користу-вання. Переставити бланк-замовлення з розділу картотеки "Запити за МБА, надіслані до інших бібліотек" до розділу "Отримані видання за МБА", у цей самий розділ поставити отриману частину бланку-замовлення

один документ

4 хв

11.

Повідомити абонента про отримання замовленого ним документа і термін користування ним

одне повідом-лення

1 хв

12.

Видати абоненту документи, отримані за МБА, у читальному залу (у службовому приміщенні бібліотеки). Звірити документ, який видається, з бланком-замовлення, перевірити цілісність і стан документа, позначити видачу

один документ

2 хв

13.

Прийняти від абонента документ у читальному залу. Звірити документ з частиною бланку - замовлення, перевірити цілісність і стан документа, зробити позначку про прийом, документ покласти у спеціально виділене місце (замкнену шафу)

один документ

2 хв

14.

Підготувати документ для відправлення до бібліотеки-фондо-утримувача рекомендованою банде-роллю. Упакувати бандероль, зважити її, наклеїти марки (якщо немає централізованої оплати пересилання), написати адресу, скласти поштовий опис

один документ

8 хв

15.

Вийняти бланк-замовлення з картотеки, записати відомості про надіслання документа (дату, номер поштового відправлення). Переставити листок з розділу "Видання, отримані за МБА" у розділ "Повернена література"

один листок вимоги

2 хв

16.

Робота з відмовами. При отриманні з бібліотеки-фондоутримувача пові-домлення про відмову або затримку виконання запиту: дістати з картотеки бланк-замовлення, зазна-чити причину і дату відмови зі зворотнього боку, переставити з розділу "Запити за МБА, надіслані до інших бібліотек" у розділ "Відмови за МБА"

одна відмова

1 хв

17.

Повідомити про отримання відмови (дату, причину) у відділ обслуговування

одна відмова

1 хв

10 с

Організація видачі документів абонентам МБА

Прийняти замовлення:

18.

за відсутності на бланку-замовлення номеру абонента перевірити за картотекою абонентів, чи абонується дана організація

одне замовлення

1 хв

19.

Організація абонується: проставити номер на бланку-замовленні, звірити адресу, назву організації, прізвище відповідального за МБА. У разі потреби внести зміни в картку

одна відмова

4 хв

20.

Абонент у поточному році звернувся вперше: проставити в картці рік звернення, дату

один абонент

4 хв

Оформлення абонента (організація раніше не абонувалася): присвоїти абоненту номер, заповнити картку реєстрації абонента МБА і роздільник (формуляр) зазначити повну назву бібліотеки, поштову адресу, телефон, прізвище, ім'я, по батькові відповідальної особи, дату відкриття і номер абонента

один абонент

5 хв

10 с

22.

Розставити реєстраційні картки в картотеці

одна картка

22 с

23.

Оформити повідомлення для абонента (стандартне повідомлення про відкриття абонемента). У разі потреби надіслати абоненту типового листа із запитом про відомості, яких бракує для картотеки

одне повідом-лення

2 хв

24.

Оформити замовлення по телефону: заповнити вимогу у двох примірниках, уточнити номер абонента і написати його на вимозі, звірити з картотекою заборгованості, підібрати вимоги за шифрами розстановки, підрахувати кількість, передати на виконання

одне замовлення

4 хв

25.

Перевірити правильність заповнення бланка-замовлення, заборгованість абонента, на звороті 1-ї частини бланка-замовлення (с.2) проставити свій штемпель і дату отримання замовлення в рубриці "Службові позначки бібліотекаря під час виконання і переадресування замовлення" в рядку району, міста

один бланк-замовлення

4 хв

26.

Доопрацювати неправильно оформлені замовлення

один бланк-замовлення

1 хв

27.

Зашифрувати замовлення абонентів. Підібрати бланки-замовлення за алфавітом, перевірити наявність документа за каталогом

один бланк-замовлення

3 хв

28.

Підготувати документ до видачі: звірити документ з бланком-замовлення, перевірити наявність усіх сторінок і стан документа, проставити на бланку-замовленні (лицьовому боці 1-ої та 3-ої частини – с. 1,5) шифри документа, зазначити інвентарний номер, кількість документів, дату видачі. Зі зворотнього боку 2-ої частини (с.3) проставити штемпель бібліотеки з назвою та поштовою адресою, зазначити термін повернення, вкласти 2-гу частину бланка-замовлення у документ, який видають, проставити внизу номер бандеролі

один документ

2 хв

29.

Передати видання для копіювання (у разі замовлення фрагменту видання: стаття з журналу, збірника)

один документ

3 хв

30.

Відіслати документи абонентам: упакувати бандероль, зважити, наклеїти марки, написати адресу, скласти поштовий опис

один документ

5 хв

31.

Розставити бланки-замовлення (1-а частина) на видані документи (надіслані) у картотеку обслуговування абонентів у розділ "Видання, видані за МБА"

один документ

22 с

32.

Бібліографічне доопрацювання невиконаних замовлень. Уточнити бібліографічні відомості за ДБА

один документ

4 хв

33.

Виявити наявність документа, на який подано запит, у бібліотеках міста, району

один документ

11 хв

34.

Оформити замовлення для направлення в інші бібліотеки: зазначати на зворотньому боці 1-ї частини бланка-замовлення (с.2) причину і дату переадресування (штемпель "Немає в бібліотеці". "Немає в бібліотеках міста"), зробити відмітку про перевірку за довідковими виданнями, сигли бібліотек-фондоутримувачів за зведеним каталогом

одне замовлення

3 хв

35.

Відіслати абоненту повідомлення про переадресування запиту із зазначенням бібліотеки, куди його було надіслано

одне повідом-лення

2 хв

36.

Зареєструвати відмову в облікових формах МБА. Надіслати абоненту бланк-замовлення (3-тю частину) у разі неможливості виконання з позначкою у відповідній рубриці про причину відмови

одна відмова

4 хв

37.

Поставити замовлення на чергу при відмовленні "зайнято"

одне замовлення

3 хв

38.

Прийняти документи, повернені абонентами. Отримати поштою, відкрити бандероль, перевірити стан документа, вийняти бланк замовлення з картотеки обслуго-вування абонентів, зазначити на ньому дату повернення документа, переставити бланк-замовлення в розділ "Повернена література"

один документ

5 хв

39.

Контроль за термінами користування документами, виявлення боржників, надсилання нагадувань

один

документ

1 хв

10 с

Доступ за допомогою використання інформаційних технологій

40.

Формування бази даних про абонентів за відповідною формою, введення інформації про нового абонента

один абонент

6 хв

41.

Знайти в базі даних відомості про абонування організації, внести необхідні зміни

один абонент

4 хв

42.

Ввести інформацію про прийом замовлення від абонентів

одне замов-лення

1 хв

43.

Ввести інформацію про переадресування замовлення, вивести на принтер повідомлення

одне замов-лення

1 хв

44.

Ввести дані про поставлення замовлення на чергу, повідомити абонента

одне замов-лення

2 хв

45.

Зареєструвати документи, видані абоненту, проставити термін повернення

один документ

3 хв

46.

Видалити з масиву дані про повернений документ

одне замов-лення

11 с

47.

Здійснення контролю за термінами повернення документа: пошук і відбір даних про боржників, виведення потрібної інформації на принтер, роздрукування списків із зазначенням адреси абонента

один абонент

3 хв

Електронна доставка документа

48.

Сканування, розпізнавання, коректування, відправка абоненту

одна сторінка

20 хв

Організація роботи бібліотечних пунктів

49.

Провести консультацію (навчання) щодо технологічних аспектів обслуговування

одна консуль-тація

8 год

50.

Укласти угоду між бібліотекою і організацією, де буде здійснюватися позастаціонарне обслуговування

одна угода

5 год

51.

Оформити формуляр бібліотечного пункту (в 2-х примірниках)

один формуляр

15 хв

52.

Оформити папку з документами (угода, доручення на отримання документів, формуляр бібліотечного пункту, звіти та інші документа)

одна папка

15 хв

53.

Скласти схему розташування бібліотечних пунктів на території міста, району

одна схема

2 год 20 хв

54.

Скласти помісячний графік обміну документів, що знаходяться в бібліотечних пунктах

один графік

20 хв

Підбір комплектів документів для бібліотечного пункту

Підібрати комплект документів

Кількість документів у комплекті:

55.

до 10

один комплект

17 хв

56.

до 30

один комплект

50 хв

57.

до 100

один комплект

2 год 30 хв

58.

Підготувати документ до видачі у бібліотечний пункт: вийняти книжковий формуляр, зазначити дату видачі, сигл пункту, підпис відповідальної особи

один документ

2 хв

59.

Записати у формуляр бібліотечного пункту дату видачі документів, кількість виданих та повернених документів у бібліотеку-фондоутримувач

один запис

1 хв

60.

Розставити книжкові формуляри відібраних документів в алфавітному порядку в облікову картотеку за роздільниками – сиглами фондоотримувача (бібліо-течного пункту, пересувної бібліотеки)

один книжковий формуляр

25 с

61.

Прийняти документи з бібліотечного пункту: проставити позначку на книжковому формулярі, вкласти формуляр у документ, розставити за місцем постійного зберігання

один документ

2 хв